Jeśli obserwujesz naszą działalność nieco dłużej to wiesz, że nie jestem narzędziowym gadżeciarzem. Wyznaję zasadę less is more. W monitorowaniu biznesu chodzi przecież o to, aby mierzyć i regularnie wyciągać wnioski, a na ich podstawie podejmować właściwe decyzje. Jak to robić efektywnie? W tym artykule podzielę się doświadczeniem analizy sprzedaży w moich firmach. Strategia rozwoju przedsiębiorstwa powinna być oparta właśnie o analizę sprzedaży.
Co można mierzyć?
Analiza sprzedaży jest niezbędna dla skutecznego zarządzania działem sprzedaży i osiągania sukcesu firmy. Daje szefowi sprzedaży (i nie tylko) pełen obraz wydajności firmy, pomaga w podejmowaniu decyzji strategicznych i umożliwia dostosowanie działań do zmieniających się warunków rynkowych. Można powiedzieć, że analiza sprzedaży to fundament skutecznego zarządzania zespołem sprzedaży. W oparciu o konkretne analizy sprzedaży można zyskać pełny i klarowny obraz wydajności firmy. Szczerze mówiąc, nie wyobrażam sobie dziś prowadzenia biznesu bez mierzenia efektów. To jak spacer po polu minowym. Analiza sprzedaży jest nieodzownym narzędziem do zwiększania efektywności i optymalizacji działań. Analiza sprzedaży to również ochrona przed błędami.
Zanim wybierzesz narzędzia, skoncentruj się na miernikach. Poświęć dwa dni na to, aby rozpisać wszystko to, co możesz w swojej firmie zmierzyć. Najprościej jest zrobić to od ogółu do szczegółu:
- Jakie są w firmie działy?
- Jakie w tych działach są procesy?
- Jakie są cele procesów?
- Jakie w ramach tych procesów są aktywności?
Weź pod uwagę wszystko, od mierników sprzedaży, przez wydajność recepcji, po koszty stałe takie jak kawa czy wynajem biura.
Następnie odpowiedz sobie na pytanie: które z tych mierników mają realny wpływ na twój biznes? Co sprawia, że zarabiasz? Wybierz 5-10 kluczowych mierników i monitoruj je w stałych cyklach.
Przykład: W moich firmach od lat analizuję sprzedaż w cyklach 15-tygodniowym i 15-miesięcznym. Dzięki tej regularności mogę porównywać poszczególne okresy, obserwować progres i trendy. Prowadzę systematyczne analizy sprzedaży. Wiem, kiedy jesteśmy w trendzie wznoszącym, a kiedy w bocznym i co mogę zrobić (jeśli chcę lub potrzebuję), aby pozytywnie wpłynąć na wyniki sprzedaży. Mam też spokojniejszą głowę – wiem, że trendy są cykliczne i nie wprowadzam gwałtownych zmian nawet wtedy, gdy wyniki nie są doskonałe. Obserwowanie trendów daje mi szerszą perspektywę.
Wizualizacja danych
Do analizy sprzedaży warto zastosować wizualizacje danych. Wizualizacje, takie jak wykresy słupkowe, wykresy kołowe czy wykresy liniowe, pozwalają przedstawić skomplikowane dane w sposób przystępny i zrozumiały. To ułatwia identyfikację trendów, relacji i wzorców w danych. Dzięki temu możesz szybko zauważyć anomalie lub spadki w poszczególnych miernikach, a co za tym idzie – podejmować odpowiednie decyzje.
Wykresy umożliwiają porównywanie wyników w różnych okresach, z uwzględnieniem osób realizujących zadania oraz narzędzi. Masz też możliwość zidentyfikowania ukrytych wzorców i korelacji w danych, które mogą być trudne do zauważenia w tabelach lub arkuszach kalkulacyjnych. To pozwala na identyfikację wzorców i różnic w wynikach. Szybkie spojrzenie na wykres może pomóc w wyborze strategii sprzedaży i priorytetów.
To proste – jeśli wiesz co mierzysz i widzisz jakie są efekty, podejmowanie decyzji zajmuje mniej czasu. Wiesz, jaki proces lub zespół jest najsłabszym ogniwem i możesz szybciej wypracować rozwiązanie, aby poprawić wyniki. To właśnie daje ci analiza sprzedaży.
Czego używam do wizualizacji danych?
Zwykłego arkusza kalkulacyjnego. Excel stanowi solidną podstawę do analizy sprzedaży. To wszechstronne narzędzie pozwala na tworzenie spersonalizowanych mierników i wskaźników. Możesz w łatwy sposób tworzyć raporty, wykresy, tabele z kluczowymi danymi. CRM-y też dobrze się do tego nadają, ale zawierają tylko niektóre elementy analizy sprzedaży. CRM-y wspomagają monitorowanie interakcji czy śledzenie historii transakcji. Każda firma potrzebuje spersonalizowanych mierników, dlatego najprościej jest skorzystać z uniwersalnego i powszechnie znanego narzędzia. Zastosowanie zwykłego arkusza kalkulacyjnego daje kontrolę danych do analizy czy ich prezentacją.
Wystarczy jedna kartka A4 – spróbuj tej metody
Jednym z moich ulubionych narzędzi jest metoda jednej kartki.
Oznacza to, że po etapie mapowania wskaźników wybierasz te kluczowe dla biznesu, a wszystkie mogą zmieścić się na jednej kartce.
To, co się na niej znajduje jesteś w stanie monitorować w dowolnym cyklu. Taka ściąga jest nieoceniona dla bardzo zajętych osób. W dowolnej chwili możesz wyjąć kartkę z szuflady i przypomnieć sobie, jakie masz priorytety i co należy w pierwszej kolejności monitorować.
Książki o analizie sprzedaży, które polecam
Mam dwie ulubione, które całkowicie zrewolucjonizowały moją pracę. Warto po nie sięgnąć, aby lepiej zrozumieć po co, co i jak mierzyć, a także co możesz z tą wiedzą zrobić.
- Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI). Tworzenie, wdrażanie i stosowanie. David Parmenter
To prosty i kompleksowy podręcznik traktujący o podstawach. Doceni go każdy, kto zarządza procesami i chce mierzyć efekty pracy zespołów. Ta książka uświadomiła mi czym de facto jest KPI oraz, czym się różni od innych istotnych wskaźników. Z niej również nauczyłem się, jak istotna jest cykliczność raportowania oraz wizualizacja danych. Gdy wprowadziłem dobre praktyki związane z mierzeniem KPI, zyskałem dużo spokoju i dystansu do liczb w tabelach.
- Przełom w zarządzaniu sprzedażą. Sekrety skutecznego zarządzania sprzedażą. Jason Jordan, Michelle Vazzana
Przepastna, obfita w merytorykę książka. Autorzy twierdzą, że zasada 3S (selection, strategy, skill), traktująca o zatrudnianiu najlepszych handlowców, już nie wystarcza. Proponują nową, 3M: management, metrics, methodology. Wskazują, że nie wystarczy mieć dobry zespół – trzeba nim również odpowiednio zarządzać. Tu znajdziesz mnóstwo szczegółowo opisanych, przydatnych narzędzi zarządzania sprzedażą, takich jak wcześniej wspomniane mapowanie wskaźników.
Analiza sprzedaży w praktyce
W pracy doradcy najbardziej lubię wspierać liderów w zarządzaniu nie tylko sprzedażą, ale całą firmą. Obserwowanie, jak puzzle wskakują na odpowiednie miejsca, jest niezwykle satysfakcjonujące. Zdarza się, że przychodzę do organizacji, w której brakuje podstaw. Osiągają niezłe wyniki sprzedażowe, ale zupełnym przypadkiem. Nie prowadzą analizy sprzedaży. Analiza rentowności sprzedaży czy analiza dynamiki sprzedaży są im obce. Mają luki w samym procesie sprzedaży. Chcą mieć więcej pieniędzy, ale nic nie mierzą, nie analizują – go with the flow. Co robię w takich sytuacjach?
- Określam jakie są funkcje w firmie
- Określam kluczowe procesy w tych funkcjach – te najważniejsze dla biznesu
- Tworzę dashboard ze wskaźnikami
Analiza sprzedaży to strategia, która działa długofalowo. Nie ma drogi na skróty. Jeśli chcesz analizować trendy i wyciągać wnioski z liczb, potrzebujesz danych historycznych. Mam jednak swoje sposoby, aby uzyskać szybkie efekty…
Finansowy Quick Win
Wszystko o czym tu rozmawiamy ma jeden ostateczny cel: zwiększenie zysku. Prawdę mówiąc, nie zawsze musi się to wiązać z natychmiastowym pozyskaniem nowych klientów. Są inne drogi, które warto wykorzystać, w oczekiwaniu na efekty długofalowych strategii.
Monitoruj koszty stałe (do atomu)
Wielu przedsiębiorców podczas planowania i kontrolowania budżetów bierze pod uwagę tylko rubryki z dużymi kosztami (np. administrację jako blok kosztów, nie zważając, że składa się ona z dziesięciu mniejszych pozycji). Z mojego doświadczenia wynika jednak, że diabeł tkwi w szczegółach. Gdy przyjrzysz się firmowym wydatkom bardzo dokładnie zauważysz, że płacisz np. za niewykorzystane abonamenty telefoniczne (bo ktoś zapomniał rozwiązać umowę), czy narzędzia z których już dawno nikt nie korzysta. Grosz do grosza, a może uzbierać się z tych niepotrzebnych wydatków całkiem konkretna suma!
Upselling – wykorzystaj go do zwiększenia sprzedaży
Czy pamiętasz o tym, aby aktywnie oferować swoim stałym klientom inne produkty lub usługi? Jeśli nie – czas najwyższy. Zrób listę stałych klientów. Obok stwórz listę produktów lub usług, które masz w portfolio. Zastanów się, którymi z nich, dodatkowo, byliby zainteresowani twoi klienci. Zaproponuj im dopasowane rozwiązania. W końcu kto zna lepiej ich potrzeby jeśli nie firma, z którą mają długofalową współpracę! Łatwiej jest sprzedać klientowi, z którym masz już zbudowaną relację, niż zupełnie nowemu. Tego drugiego trzeba przecież znaleźć, stworzyć świadomość, wzbudzić zaufanie i poświęcić sporo czasu. Spróbuj wykonać upselling, aby zaoszczędzić na tym etapie. Pamiętaj, że upselling to proces oparty na zrozumieniu potrzeb klientów, a następnie dostarczeniu im rozwiązań, które rzeczywiście przyniosą im korzyść np. zwiększa zysk firmy. Ustal swoją strategię działania, konsekwentnie realizuj i obserwuj wyniki sprzedaży.
Analiza sprzedaży ma zaoszczędzić twój czas
W analizie sprzedaży najważniejsze jest właściwe określenie mierników i regularne mierzenie tych wybranych. Narzędzia są potrzebne, aby ułatwić ci to zadanie i zaoszczędzić czas, ale nie zastąpią dogłębnej analizy twojego biznesu oraz mądrego wyciągania wniosków ze zdobytych informacji. W pierwszej kolejności skoncentruj się na trafnym określeniu wskaźników, a następnie dobierz narzędzia, które będą wygodne dla ciebie i twojego zespołu. Analiza sprzedaży wcale nie wiąże się w większą liczbą godzin przy komputerze. Pamiętaj, że tu nie chodzi o to, aby dołożyć ci pracy, a wręcz przeciwnie – móc zająć się tymi rzeczami, które przynoszą wymierne korzyści. W ostatecznym rozrachunku analiza sprzedaży ma zaoszczędzić czas (tracony na ślepe próby i błędy) i pomóc generować coraz większe zyski. Chcesz zwiększyć sprzedaż i zobaczyć wzrost przychodów? Zajmij się analizowaniem sprzedaży, która pozwoli ci na tworzenie prognoz sprzedaży. Da ci pełny obraz sytuacji firmy, uzyskasz dane dotyczące konkretnych etapów w procesie sprzedaży, a także wyników ze sprzedaży poszczególnych produktów czy usług. Analiza sprzedaży pomoże Ci również zwiększyć skuteczność działań marketingowych.
Potrzebujesz wsparcia przy analizie sprzedaży?
ZAPISZ SIĘ na bezpłatną konsultację z Kamilem!
