Dwadzieścia licencji.
Tyle wykupił dyrektor sprzedaży w firmie produkcyjnej, do której pojechałem na warsztat. Ładna faktura, ładny slajd na zarządzie. Po trzech miesiącach logowało się czterech handlowców, z czego dwóch po to, żeby wygenerować życzenia świąteczne dla Klientów. Reszta wróciła do Excela i telefonu, bo Excel i telefon przynajmniej nie wymagają myślenia o tym, co właściwie wpisać w okienko.
Nie jest to jakaś szczególnie oryginalna historia. Słyszałem podobną kilka razy w zeszłym roku i zwykle w tej samej tonacji: kupiliśmy, nie chwyciło, chyba jeszcze za wcześnie na to wszystko u nas. Rzadko było za wcześnie. Częściej nikt nie ustalił, co konkretnie ma się zmienić w poniedziałek rano.
Zacznij od audytu czasu, nie od przeglądu narzędzi
Pytanie „jakie narzędzie kupić” pada zwykle z dziesięć kroków za wcześnie.
Znacznie więcej daje coś nudniejszego: przejdź z handlowcem tydzień. Nie metaforycznie – usiądź obok, poproś o dostęp do kalendarza, policz, ile zjada research przed spotkaniem, ile trwa sklejenie oferty, ile czasu idzie na uzupełnianie CRM-u po fakcie. Albo na nieuzupełnianie, co kosztuje więcej, tylko później i mniej widocznie.
Nie mam z tego reprezentatywnej próby, więc nie będę wymyślał statystyki. W kilku działach handlowych, w których siedziałem obok ludzi z notesem, faktyczna sprzedaż – rozmowy, spotkania, negocjacje – zajmowała wyraźnie mniej niż połowę tygodnia. Reszta to administracja, szukanie informacji i czekanie na odpowiedź z produkcji albo od technologa. U Ciebie może być inaczej. Warto sprawdzić, zamiast zakładać jedno albo drugie.
Dopiero po takim audycie można wytypować punkty, które warto wesprzeć narzędziami opartymi o AI, określić mierniki, bo właściwie dobrane narzędzia:
- przyspieszą pracę,
- ograniczą błędy,
- zoptymalizują koszt działań,
- utrzymują lub zwiększają jakość efektów pracy.
Zapisz stan wyjściowy, bo później go nie odtworzysz
Ten fragment prawie wszyscy pomijają, a potem po pół roku nie ma odpowiedzi na proste pytanie zarządu: i co, opłaciło się?
Zanim cokolwiek uruchomisz – zmierz. Ile obecnie trwa przygotowanie jednej oferty. Ile leadów miesięcznie przechodzi kwalifikację i ile z nich okazuje się nietrafionych. Ile czasu mija od pierwszego kontaktu do spotkania. Jak wygląda konwersja na kolejnych etapach lejka.
Ręczne. Wiem. Żmudne. Wiem.
Jedna uwaga z praktyki: mierz w godzinach i sztukach, nie w złotówkach. Złotówki dorobisz na końcu, mnożąc przez stawkę. Handlowcy dużo chętniej raportują „zaoszczędziłem dwie godziny w tygodniu” niż „wygenerowałem oszczędność 340 zł”, bo to drugie brzmi jak przygotowanie gruntu pod zwolnienia. 😉
| WAŻNE: Sprawdź, co już masz opłacone
Zanim kupisz nowe narzędzie, warto zajrzeć do własnej licencji. Zaskakująco często firma jest o krok od kupienia narzędzia, którego część funkcji ma już w abonamencie i po prostu o tym nie wie. Jeśli pracujecie na Microsoft 365 w wersji biznesowej, Copilot Chat jest obecnie dorzucony do subskrypcji bez dodatkowej opłaty – z ochroną danych na poziomie organizacji i bez wykorzystywania rozmów do trenowania modeli. Druga rzecz zaskakuje mnie za każdym razem. Firm, które pełną licencję już kupiły, jest na rynku sporo – pierwsza fala zakupów przeszła dwa lata temu. Tyle że wykorzystują z niej ułamek. Podsumowania spotkań w Teamsach, przepisanie maila na bardziej uprzejmy. I na tym koniec. A w tym samym abonamencie siedzą funkcje, które w sprzedaży B2B robią realną różnicę. Researcher zestawia informacje z sieci z Waszymi własnymi dokumentami i oddaje z tego gotowy materiał przed spotkaniem – dokładnie ten brief, o którym piszę niżej, tylko bez dokładania osobnego narzędzia. Analyst to model wyostrzony pod analizę danych; można mu podrzucić eksport z CRM-u i zapytać, gdzie w lejku dzieje się coś dziwnego. Do tego dochodzą agenci budowani w Copilot Studio, którym da się np. oddać powtarzalny kawałek procesu: kwalifikację przychodzących zapytań, przygotowanie karty Klienta według Waszego szablonu, przypomnienie o szansach bez ruchu od trzech tygodni. Kto pracuje na Dynamicsie, ma jeszcze osobnego agenta sprzedażowego, który researchuje leady i porządkuje priorytety na liście szans. Zanim więc dołożysz kolejny system, zrób coś prostszego: sprawdź w panelu, ile licencji Copilota jest przypisanych i ile z nich było realnie użyte w zeszłym miesiącu. Bywa, że rozmowa o wdrożeniu AI kończy się na tym jednym raporcie, tylko z zupełnie innym wnioskiem niż ten, po który się przyszło. Tu wchodzi argument, który w rozmowach z zarządami rozbraja najwięcej obaw. Typowa obiekcja: nie będziemy wysyłać danych firmowych na zewnątrz. Rozumiem ją i sam bym ją postawił. Tylko że jeśli firma siedzi na Office 365, to korespondencja handlowa jest w Exchange, oferty w SharePoincie, a nagrania spotkań w Teamsach. Wszystko w chmurze Microsoftu, od lat, na podstawie podpisanej umowy powierzenia. Microsoft deklaruje, że prompty i odpowiedzi w Copilocie obejmuje ten sam reżim umowny co pocztę i pliki. Dane nie trafiają więc nigdzie, gdzie ich wcześniej nie było. Co innego wklejanie listy Klientów do losowego narzędzia na prywatnym koncie. To jest realne ryzyko i warto je nazwać precyzyjnie, zamiast blokować wszystko naraz pod hasłem „bo AI”. Zakres tego, co Microsoft daje w licencji, był przemeblowywany już kilka razy, ostatnio wiosną. Zanim komukolwiek to obiecasz, poproś IT o sprawdzenie, jaką dokładnie licencje macie. |
Gdzie zwrot przychodzi najszybciej
To nie jest pełna lista, tylko trzy obszary, w których w projektach, które prowadziłem, efekt było widać po kilku tygodniach.
Wzbogacanie i scoring leadów. Masz bazę 400 firm z targów i nikt nie ma czasu jej przejrzeć. Model, któremu dasz porządnie opisany profil idealnego Klienta i kryteria punktacji, przerobi tę listę w godzinę i odda ranking z uzasadnieniem przy każdej pozycji.
Research przed spotkaniem. Zamiast pół godziny klikania po LinkedInie i KRS-ie handlowiec dostaje jednostronicowy brief: co się dzieje w firmie, kto siedzi w komitecie zakupowym, jakie sygnały biznesowe widać, o co zapytać na wejściu. To zwykle ten moment, w którym sceptycy w zespole miękną, bo różnicę czuć od pierwszego spotkania. A przed każdym telefonem handlowiec może zbudować Wartościowy Powód do Kontaktu (WPK).
Notatki i higiena danych w CRM. Transkrypcja rozmowy, streszczenie, ustalenia, zadania, aktualizacja karty szansy. Robota, której nikt nie lubi, a która decyduje o tym, czy prognoza sprzedaży jest cokolwiek warta. Dodam od razu, żeby nie było rozczarowania: integracja z CRM-em to zwykle najbardziej upierdliwy element całego wdrożenia. Obecne możliwości automatyzacji pozawalają jednak połączyć się agentami z prawie każdym systemem (testowaliśmy to w Livespace i RaynetCRM).
Czego na tej liście nie ma? „AI napisze nam oferty” i „AI poprowadzi rozmowę z Klientem”. Da się i to, tylko wolniej się zwraca i łatwiej się tym sparzyć. To materiał na etap drugi.
Pilotaż: dwie osoby, trzydzieści dni, jeden proces
Najczęstszy błąd to skala. Skoro już płacimy, niech korzysta cały dział. Efekt bywa taki, że dwadzieścia osób robi dwadzieścia różnych rzeczy po swojemu, nikt nikogo nie uczy i po miesiącu wszystko wygasa.
Lepiej wybrać dwie, maksymalnie trzy osoby – najlepiej takie, które mają autorytet w zespole, a nie po prostu mają lepsze skille cyfrowe. Jeden proces. Trzydzieści dni i konkretny wynik, który ma z tego wyjść. Co tydzień kwadrans rozmowy: co zadziałało, co się posypało, co poprawiamy. I tu można wdrożyć metodologię Kill-Fix-Scale.
Miej pomysł i scenariusze awaryjne. Np. w ostatnim pilotażu, który prowadziłem, jedna z trzech wybranych osób w połowie miesiąca wpadła w domykanie kwartału i przez dwa tygodnie nie tknęła narzędzia. Zostaliśmy z próbką dwóch handlowów. Wnioski dało się wyciągnąć, ale były słabsze, niż powinny być – i tak to trzeba było zaraportować, zamiast dopowiadać sobie resztę. Wdrożenie dla zespołu się udało.
Potem ci pionierzy uczą resztę zespołu. Nie zewnętrzny trener i nie dostawca, tylko kolega z open space’u, który pokazuje na własnym przykładzie. Transfer działa wtedy nieporównywalnie lepiej niż po jakimkolwiek webinarze.
Szkolenie to nie dodatek
Narzędzie bez nawyku jest kosztem, nie inwestycją. Widziałem zbyt wiele projektów, które rozbiły się dokładnie w tym miejscu.
Handlowiec musi wiedzieć nie tylko, gdzie kliknąć, ale też jak sformułować polecenie, jak zweryfikować wynik i kiedy modelowi nie ufać. Konkret z życia: brief przed spotkaniem podał nam nazwisko dyrektora operacyjnego, który odszedł z firmy dwa lata wcześniej. Źródłem był artykuł branżowy sprzed pięciu lat, model nie miał powodu podejrzewać, że coś się zmieniło. Handlowiec zapytał na spotkaniu o pana X i usłyszał, że pan X od dawna pracuje u konkurencji. Rozmowa się nie skończyła, ale handlowiec niepotrzebnie wystawił się na strzał.
Stąd twarda zasada w każdym wdrożeniu, które prowadzę: wszystko, co idzie do Klienta albo na spotkanie, przechodzi przez ludzkie oko. Bez wyjątków. AI nie kłamie, gdy pisze w okienku prompta, ze może się mylić 🙂
Co mierzyć po trzydziestu dniach
Poniższe widełki to nie wynik badania, tylko rząd wielkości z kilku projektów – traktuj je jako punkt startu do rozmowy z zespołem, nie jako benchmark rynkowy.
| Obszar | Wskaźnik | Czego mniej więcej oczekiwać |
| Prospecting | Średni czas kwalifikacji leada | Wyraźne skrócenie, u nas zwykle o połowę i więcej |
| Przygotowanie do spotkania | Minuty researchu na spotkanie | Z kilkudziesięciu do kilku minut |
| Higiena CRM | Odsetek szans z aktualną notatką | Zauważalny wzrost, o ile integracja działa |
| Aktywność | Liczba wartościowych kontaktów w tygodniu | Lekki wzrost, trudny do odseparowania od sezonowości |
| Efekt końcowy | Konwersja lead → spotkanie | Mierzalne minimum po kwartale |
Ostatni wiersz jest tu celowo. Konwersja i przychód to wskaźniki opóźnione, więc obiecywanie zarządowi wzrostu sprzedaży w trzydzieści dni to zakładanie sobie pętli na szyję. Obiecuj czas i capacity zespołu.
Czego bym nie robił
Zakupu platformy za sto tysięcy rocznie, zanim ktokolwiek w firmie przepracuje kwartał na narzędziach za dwieście złotych miesięcznie. Ta kolejność ma sens tylko w prezentacjach handlowych dostawców.
Wrzucania do zewnętrznych modeli danych osobowych Klientów bez sprawdzenia, gdzie te dane lądują i co mówi o tym umowa powierzenia. RODO nie zniknęło, a AI Act akurat się rozkręca. Jeśli chcesz wiedzieć więcej – pogadajmy.
Ogłaszania „transformacji AI” na spotkaniu całej firmy. Dział handlowy słyszy wtedy jedno: będą zwolnienia. Wersja nudniejsza – testujemy coś, co ma odebrać wam robotę papierkową – działa na morale znacznie lepiej i przypadkiem jest bliższa prawdy.
Pytanie na start brzmi więc raczej tak: która godzina w tygodniu Twojego handlowca jest najdroższa i najgorzej wykorzystana? Odpowiedź na nie zwykle mocno zawęża listę narzędzi, o których w ogóle warto rozmawiać.
Marek Romik
Board Member & Head of 321 GROW Marketing & Tools | B2B Marketing & Sales Consultant | Partnership Program Manager
³ Od niemal 20 lat działa na styku marketingu i sprzedaży, łącząc strategiczne podejście z praktycznym wdrażaniem procesów i narzędzi. Specjalizuje się w tworzeniu komunikacji marketingowej, opisie i optymalizacji procesów biznesowych oraz wspieraniu sprzedaży – od budowy propozycji wartości po automatyzację działań. Realizuje projekty z zakresu content marketingu, SEO i kampanii Google Ads, zarządza współpracą z dostawcami i wspiera klientów w projektowaniu oraz optymalizacji lejków prospectingowych, sprzedażowych i retencyjnych.
² W 321 GROW wspiera klientów w budowie i doskonaleniu lejków marketingowo-sprzedażowych na różnych etapach procesu – od pozyskania leadów po utrzymanie klientów. Pomaga także w optymalizacji działań oraz tworzeniu raportów wspierających decyzje biznesowe.
¹ Specjalizacje: procesy marketingowe i sprzedażowe, automatyzacja, raportowanie.
Często zadawane pytania (FAQ)
Odwrotnie, w małym zespole widać efekt szybciej, bo nie ma warstwy procedur i komitetów. Różnica jest taka, że w dużej firmie wdrożenie prowadzi projekt, a u Was zrobi to jedna osoba obok swoich obowiązków. Zawęź więc zakres do jednej czynności, która zjada najwięcej czasu, i zacznij od niej.
Realnie kilkaset złotych miesięcznie za dwie, trzy licencje na czas pilotażu. Jeśli pracujecie na Microsoft 365, część rzeczy macie już w abonamencie. Poważne pieniądze pojawiają się dopiero przy pełnych licencjach Copilota, agentach rozliczanych zużyciowo albo dedykowanej platformie, a do tego etapu nie ma po co przechodzić bez dowodu z pilotażu.
Poproś administratora o dwie informacje: ile licencji Copilota jest przypisanych i ile z nich było użytych w ostatnim miesiącu. Przy okazji niech sprawdzi, czy agenty są w ogóle włączone w panelu, bo bywają wyłączone domyślnie. Ta rozmowa trwa kwadrans i czasem kończy temat zakupów.
Jeżeli pracujecie w Microsoft 365, korespondencja i oferty od lat są w chmurze Microsoftu, na podstawie podpisanej umowy powierzenia, a narzędzia Copilota działają w tym samym reżimie umownym. Realne ryzyko dotyczy czego innego: wklejania danych Klientów do losowych narzędzi na prywatnych kontach. To trzeba uregulować krótką polityką, a nie zakazem korzystania z AI w ogóle.
Umowa powierzenia z dostawcą, świadomość, gdzie przetwarzane są dane, i zasada, że decyzji wobec Klienta nie podejmuje automat bez człowieka. Do prospectingu i przygotowania materiałów to zwykle wystarcza. Przy scoringu wpływającym na warunki handlowe warto skonsultować się z prawnikiem, bo tam zaczyna się obszar regulowany.
Nie w całości, bo to potrafi zająć rok i zabić projekt. Wystarczy uporządkować ten wycinek, na którym pracuje pilotaż. Warto natomiast wiedzieć, że narzędzie oparte na złych danych odda złe wyniki, tylko szybciej i w ładniejszej formie.
Oszczędność czasu i wzrost liczby kontaktów widać po miesiącu. Konwersja i przychód to wskaźniki opóźnione, realnie po kwartale. Jeśli ktoś obiecuje Ci wzrost sprzedaży w trzydzieści dni, sprzedaje, a nie doradza.
Z moich obserwacji nie, przynajmniej nie na tym etapie. Zmienia się proporcja: mniej administracji, więcej rozmów. Warto to zresztą powiedzieć zespołowi wprost na starcie, bo dopóki ludzie podejrzewają, że pracują nad własnym zwolnieniem, żadne wdrożenie nie ruszy.
Zwykle nie chodzi o niechęć do technologii, tylko o brak konkretnej korzyści w ich dniu pracy. Wybierz jedną osobę z autorytetem w zespole, pokaż efekt na jej przykładzie i pozwól, żeby to ona uczyła resztę. Szkolenie prowadzone przez kolegę z pokoju działa nieporównywalnie lepiej niż webinar dostawcy.
Technicznie tak, praktycznie odradzam na starcie. Model potrafi z pełnym przekonaniem podać nieaktualne stanowisko osoby decyzyjnej albo przypisać firmie realizację, której nie było, a taki błąd na spotkaniu kosztuje więcej, niż wynosi oszczędność. Zasada, którą stosuję w każdym wdrożeniu: wszystko, co idzie do Klienta, przechodzi przez ludzkie oko.
