Często obserwuję menedżerów sprzedaży, którzy są najbardziej zajętymi ludźmi w swoich zespołach. A przecież nie raz słyszeli, że ciągle zajęty menedżer, to mało skuteczny menedżer… Może właśnie dlatego efektywne zarządzanie sobą w czasie to aspekt, nad którym pracuję z menedżerami sprzedaży. Jeśli również nim jesteś, to czy wiesz, co zrobić, abyś w końcu przestał być „załatwiaczem”?
Menedżer „załatwiacz” – czyli kto?
Nierzadko przyglądam się, jak handlowcy chcą uczynić swoich szefów zajętymi. Mogę wręcz przewrotnie powiedzieć, że dają im zadania do wykonania – zgłaszają wiele problemów (tak zwanych… wyzwań), które często mogliby rozwiązać sami. Te problemy to przykładowo:
- „Bo w systemie nie ma…”
- „Bo tamci z innego działu czegoś nie dowożą…”
- „Nie mam kiedy pracować, bo muszę zajmować się nie swoimi obowiązkami…”
- „Jak mam robić wynik, skoro nie mam aktualnych materiałów?!”
- „Znowu nie zgadza mi się rozliczanie celów…”
- „Jaki mogę dać rabat temu konkretnemu klientowi?”
- „Klienci nie chcą umawiać się na spotkania, pomożesz mi?”
- „Nie mam leadów od kilku dni…”
Zamieniają w ten sposób swoich szefów w „załatwiaczy” ich spraw. Czynią ich nadmiernie zajętymi. Jeśli robią to w dobrej intencji i z myślą o osiągnięciu wyniku, to warto takie zaangażowanie docenić, jednocześnie dbając o właściwy rozkład odpowiedzialności. Gorzej, jeśli to działanie z premedytacją – by szef nie miał czasu wymagać, rozliczać, sprawdzać…
Brzmi znajomo? Jeśli tak, to zastanów się, jak możesz zyskać kontrolę nad pracą swojego zespołu sprzedaży. Naucz się jak projektować czas handlowcom, jednocześnie zwiększając ich wydajność. Kluczowe jest, abyś skupił się na doskonaleniu swoich umiejętności planowania pracy, dzięki którym będziesz efektywnie zarządzał sobą w czasie, który masz.
Wielokrotnie zdarza się też tak, że zarządzający sprzedażą mają zbyt szerokie zakresy obowiązków, w połączeniu z zasobami, którymi dysponują. Efektywne zarządzanie sobą w czasie w tym przypadku jest niemożliwe. Menedżerowie zajmują się tak ogromną ilością spraw, że praca „po godzinach”, czy w weekendy, staje się normą. W dłuższej perspektywie rodzi to frustrację, która wcześniej, czy później zaczyna negatywnie wpływać na pracę zespołu. Taki stan rzeczy może wynikać z braku wymaganej obsady działu sprzedaży, z braku zdefiniowania procesów i ról poszczególnych osób w tych procesach. Niestety może być to też efekt działań samego menedżera sprzedaży.
Mocno napisane? Ale to prawda. Ważniejsze jest jednak, jak możesz sobie z tym poradzić, będąc nadmiernie zajętym menedżerem sprzedaży.
Poniżej kilka protipów, wynikających z niemal 20 lat praktyki zarządzania sprzedażą.
„Niewidzialny asystent” pomocny w efektywnym zarządzaniu sobą w czasie
Myśl na parę obiadów do przodu.
To jakże mądre powiedzenie usłyszałem kiedyś od jednego z moich szefów. Od niego też usłyszałem „martw się etapami” i przede wszystkim zbuduj system, który wykona część pracy za ciebie… To rytm funkcjonowania twojego zespołu będzie twoim „niewidzialnym asystentem”, który będzie odzyskiwał dla ciebie czas. To właśnie powtarzalność rozmów 1 na 1, czy odpraw (co do dnia, godziny i scenariusza) będzie powodować łatwiejszą egzekucję przygotowania do nich. Powtarzalność czyni zdarzenia nieuchronnymi, a ich nieuchronność łatwiej buduje zaangażowanie. Po pewnym czasie rytm staje się użyteczny dla wszystkich w zespole, oszczędzając wszystkim czas.
Przykład z życia menedżera sprzedaży
Jeden z szefów sprzedaży, z którym miałem przyjemność pracować, uczynił spotkania 1 na 1 regularnymi, ważnymi wydarzeniami dla handlowców w jego zespole. W wakacje poszedł na 3 tygodnie urlopu. Jakież było jego zdziwienie, kiedy co piątek (w trakcie urlopu) otrzymywał notatki z ustaleniami z rozmów, które przecież się nie odbyły. Po powrocie zapytał handlowców o powód wysyłania ustaleń – dostał dwie proste odpowiedzi:
…bo już nawykowo przyzwyczailiśmy się do tego, że co tydzień podsumowujemy tydzień i planujemy kolejny w takiej samej, powtarzalnej formie, a poza tym, to dla nas ważne i uznaliśmy, że dla Ciebie też.
I to nazywa się efektywne zarządzanie!
Wspieraj na bieżąco tylko sprawy „WiP”
Cedowanie odpowiedzialności, m.in. poprzez zbudowanie rytmu, wykona część pracy za ciebie. Jeśli masz spotkania tygodniowe z każdym z zespołu, to czy większość tematów, z którymi przychodzą codziennie do Ciebie członkowie zespołu, nie może poczekać właśnie do spotkania tygodniowego? Najczęściej może. Poza tymi spotkaniami wspieraj swoich specjalistów w załatwianiu wyłącznie spraw ważnych i pilnych. Jeśli sprawa nie jest „WiP”, to najpewniej może poczekać albo „załatwić się sama” jeszcze przed spotkaniem tygodniowym – „sama”, czyli bez twojego udziału.
Przekazuj odpowiedzialność swoim współpracownikom
Z mojego doświadczenia wynika, że handlowcy (ale nie tylko oni) mają w zwyczaju przychodzić po pomysły… Tylko, jeśli pomysł jest twój, to kto będzie bardziej odpowiedzialny za jego realizację? Pytanie retoryczne. Prosta zasada „mój pomysł jest zawsze trzeci” powoduje, że odzyskasz bardzo dużo czasu… Cedując odpowiedzialność.
Przykład z życia menedżera sprzedaży
Mój serdeczny kolega, dyrektor sprzedaży, miał takie powiedzenie, którym opisywał wizyty członków zespołu w jego gabinecie… Co najważniejsze, to powiedzenie doskonale znali ludzie z jego zespołu i w pełni akceptowali styl działania swojego szefa (ponieważ realnie ich w ten sposób rozwijał).
Wchodzisz z problemem – wychodzisz z zadaniem.
Jakie to proste… A zarazem jakie trudne do wdrożenia, bowiem ta odpowiedź miała fundament w nastawieniu na rozwój współpracowników, na zaufaniu do nich… Na dawaniu im odpowiedzialności. Wszak relacja dorosły – dorosły sprawdza się najlepiej, nie tylko w biznesie. Ale to zagadnienie na zupełnie inny artykuł.
Podsumowanie
Jeśli zarządzasz sprzedażą (ale nie tylko sprzedażą), to by móc przewodzić, tworzyć strategie, wdrażać innowacje, tworzyć „przyjazne miejsce pracy”, realnie rozwijać ludzi i robić wszystko to, co tylko znajduje się w twoim zakresie odpowiedzialności, to… musisz mieć na to czas. Dlatego wszelkie zmiany warto zawsze zacząć od odzyskania czasu w swoim kalendarzu. To ty nim zarządzasz, nie inni. Tworząc powtarzalny i przewidywalny rytm funkcjonowania twojego teamu, zrobisz sobie sporo miejsca w kalendarzu. Zacznij od regularnych spotkań 1 na 1 oraz systematycznych odpraw zespołu. Zadbaj o standard przygotowania i powtarzalny scenariusz tych wydarzeń. Dziel się odpowiedzialnością, a znajdziesz czas na patrzenie do przodu, nie tylko pod nogi. Menedżerze, wykorzystaj swój czas efektywnie i pamiętaj: zarządzasz sobą, a nie czasem.
Na zakończenie chcę ci przekazać jeszcze jedną radę: nie chodź na spotkania, które w zaproszeniu nie mają celu i agendy – szkoda bowiem twojego czasu pracy na „pogaduchy”. W taki sposób zadbasz o efektywne zarządzanie swoim czasem.
Zainteresował Cię ten temat? Masz pytania o zarządzanie sobą w czasie? Zapraszamy na niezobowiązującą rozmowę.
Zapisz się na BEZPŁATNĄ KONSULTACJĘ!
