Dane, liczby, raporty, wykresy, tabelki – menadżerowie w dużych firmach mają tego aż nadto i codziennie dostają nowe (albo te same, tylko zaktualizowane) paczki informacji, które trzeba przeczytać, przetworzyć i… No właśnie, i co z tym zrobić?
Z drugiej strony mamy firmy małe, średnie, start-up’y, biznesy przekazywane z pokolenia na pokolenie, gdzie jedyną bazą liczbową jest księgowość, a biznes leci, bo od lat to robimy i wiemy (czujemy) jak to robić. Tudzież spojrzenie typu; teraz nie ma na to czasu, trzeba budować biznes.
Który model lepiej się sprawdza? No z mojego doświadczenia, co pewnie nie będzie zaskoczeniem – żaden. Przynajmniej nie w 100%. W pierwszym mamy nadmiar informacji i fizyczny i techniczny brak możliwości i syntetyzacji, w drugim działamy trochę po omacku i możemy łatwo zabłądzić.
We współczesnym coraz trudniej konkurować tylko intuicją czy doświadczeniem, z drugiej strony jesteśmy otoczeni niebywałą ilością informacji i danych. Do tego dochodzi ogromna dynamika zmian rynkowych i potrzeb klientów. W takiej rzeczywistości organizacje, które potrafią efektywnie analizować dane, zyskują przewagę i to nie dlatego że wiedzą wszystko, lecz dlatego że dostrzegają szybciej fakty istotne.
Analityka biznesowa pomaga zmieniać dane w konkretne decyzje biznesowe. Wskazuje kierunki, brutalnie pokazuje co działa, a co nie przynosi rezultatów, gdzie „przepalamy” pieniądze, a w jakich obszarach możemy je pomnażać. Mając tę wiedzę możemy znacznie szybciej reagować na bieżące wydarzenia, ale też lepiej planować strategię i wdrażanie nowych rozwiązań.
Dane są wszędzie
Nawet jeśli nie masz działu analiz, biura wsparcia sprzedaży, controlingu itp. to twoja firma cały czas gromadzi dane. W CRM-ie, w księgowości, w ERP-ie, w bazach klientów, skrzynkach mailowych, arkuszach kalkulacyjnych, programach magazynowych, czy na stronie internetowej. To mogą być przeróżne dane; ilość klientów, wartość sprzedaży, poziom zapasów (rotacja), marża na produktach, koszty marketingu, liczba zamówień, itp. itd.
Samo ich posiadanie, to jednak trochę za mało. A już na pewno za mało by na ich podstawie podejmować strategiczne decyzje. Dodatkowo te informacje najczęściej są rozproszone, nie są agregowane i nikt z organizacji nie ma dostępu do wszystkich. Efektem czego jest strata czasu menadżerów na poszukiwanie informacji (jeśli w ogóle im się chce ich szukać), a potem jego brak na konkretne działania.
Czym zatem jest analityka biznesowa?
Dla mnie to uporządkowany proces zbierania istotnych danych z kilu działów firmy, który pozwala je łączyć prezentować w taki sposób, by można je było efektywnie interpretować i by mogły wspierać podejmowanie kluczowych decyzji biznesowych. I nie mam tu na myśli przygotowywania aktywnych wykresów i kolorowych tabelek, a raczej swoistego dashboardu, który pozwoli szybko i mądrze odpowiedzieć na kluczowe w danym momencie pytania biznesowe;
- jaki region/produkt/usługa generuje marżę i dlaczego? I jak tą wiedzę wykorzystać?
- w którym momencie procesu sprzedaży tracimy/zyskujemy szanse i dlaczego?
- czy tracimy sprzedaż, bo nie mamy odpowiednich zapasów magazynowych, kosztem produktów nierotujących?
- jaki mamy poziom pełnego zaangażowania kosztowego organizacji w sprzedaż do klienta? Czy ten co kupuje najwięcej na pewno jest dla nas najbardziej dochodowy?
- czy wzrost przychodów to zawsze wzrost zysków?
- czy możemy ograniczyć koszt obsługi klienta, nie pogarszając jej jakości?
- jaki mamy koszt pozyskania klienta i czy (oraz kiedy) on się zwraca?
- czy nasze promocje są efektywne? Czyli czy krótkotrwałe zwiększenie sprzedaży, kosztem spadku marży ma sens?
I pewnie jeszcze wiele innych. Tym niemniej odpowiedzi na takie pytania pozwalają zmienić opinie na działania. I żeby było jasne – analityka nie podejmuje decyzji, ale dostarcza argumentów by podejmować je świadomie.
Oczywiście każda decyzja biznesowa wiążę się z ryzykiem, którego nie sposób całkowicie wyeliminować, ale można nim lepiej zarządzać. Analiza danych pomoże nam ocenić; spodziewaną opłacalność inwestycji, efektywność zasobów per klient, produkt, brand, sezonowość sprzedaży, wpływ zmiany ceny na wielkość sprzedaży, czy prawdopodobieństwo skutków naszych decyzji.
Od zbierania danych do podjęcia decyzji – proces
Analityka biznesowa to nie jeden raport, który menadżer codziennie dostaje na biurko, to proces ściśle powiązany ze strategią firmy. Jak wygląda ten proces?
- Określ cel, czy chcesz przede wszystkim zwiększyć sprzedaż, pilnować marży, ograniczać koszty, czy poprawić jakość obsługi
- Zbierz dane. Wskaż źródła informacji kluczowe dla twojego celu
- Agreguj dane. Ujednolicaj i standaryzuj zbieranie danych, każdy system robi to wg swojego standardu, ty musisz mieć jeden, czytelny system.
- Analiza. Dopiero jak masz powyższe, możesz właściwie interpretować dane. Teraz możesz porównywać, obserwować trendy, badać zależności i szukać odpowiedzi.
- Wnioski, czyli co z tego wynika i jak to przekazać. Wnioski muszą być czytelne i zrozumiałe dla odbiorcy, oparte na faktach. Pokaż zależności.
- Wdrożenie i kontrola. Po cóż byłaby nam cała ta zabawa, gdybyśmy nie przełożyli jej na działania? Jeżeli analiza wpłynęła na zmianę działania organizacji, pilnuj by to działanie było wdrożone i sprawdź jego wyniki. Dopiero wtedy zamykamy to w cały cykl analityki biznesowej: pomiar, analiza, wniosek, zmiana, działanie, pomiar, analiza…
I żeby było jasne, intuicja jest niebywale silnym narzędziem i nie zamierzam jej deprecjonować. Doświadczenie przedsiębiorcy, jego wiedza i oparcie się na historii może być kluczowe w wielu aspektach, ale dopiero w połączeniu z efektywną analityką staję się niebywale silnym narzędziem wzrostu i rozwoju.
W 321grow prowadzimy warsztaty wspierające organizacje we wdrażaniu narzędzi analitycznych. Budujemy procesy analityczne, tworzymy dashboardy menadżerskie, kreujemy narzędzia do kontroli kosztów i rentowności, dbamy o eliminowanie błędów w pracy z danymi i pracujemy wspólnie nad narzędziami do prognozowania i planowania następnych kroków w rozwoju organizacji.
I nie trzeba od razu robić wielkiego projektu, bo analitykę można wdrażać stopniowo i rozwijać etapami, tak by stała się silną przewagą konkurencyjną.
Robert Klebański
B2B Sales Consultant
³ Doświadczony dyrektor sprzedaży, manager, coach, strateg biznesowy. Zarządzał sprzedażą w organizacjach FMCG o przychodach przekraczających 1 mld PLN, oraz kilkudziesięcioosobowymi rozproszonymi zespołami sprzedażowymi w rynku tradycyjnym i nowoczesnym. Tworzył biznes plany dla branży piwnej, chemii gospodarczej, farmaceutycznej zarówno dla dużych organizacji, jak i start up’ów. Od zera zbudował jedną z wiodących marek piwnych na rynku polskim. Specjalizuje się w budowaniu strategii biznesowej i zespołów sprzedażowych.
² W 321 GROW zajmuje się analityką efektywności sprzedaży, planowaniem i budowaniem struktur sprzedaży, procesami sprzedażowymi.
¹ Specjalizacje: strategia sprzedaży, budowanie struktur sprzedażowych, zarządzanie personelem.
Często zadawane pytania (FAQ)
Analityka biznesowa to proces zbierania, porządkowania i analizowania danych z różnych obszarów firmy, aby wspierać podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.
Nie. Z analityki mogą korzystać również małe i średnie firmy. Nawet podstawowe wskaźniki sprzedaży, kosztów czy rentowności mogą znacząco poprawić jakość zarządzania.
Najczęściej są to dane dotyczące sprzedaży, marży, kosztów, marketingu, zapasów magazynowych, obsługi Klienta, rentowności produktów oraz efektywności procesów.
Źródłem danych mogą być systemy CRM, ERP, programy księgowe i magazynowe, arkusze kalkulacyjne, systemy marketingowe, sklepy internetowe oraz strony WWW.
Nie. Dashboard porządkuje najważniejsze informacje i pozwala szybciej odpowiadać na kluczowe pytania biznesowe, natomiast szczegółowe raporty nadal są potrzebne do pogłębionych analiz.
Pozwala identyfikować najbardziej rentownych Klientów, produkty i usługi, wykrywać nieefektywne działania oraz szybciej reagować na zmiany rynkowe.
Nie. Analityka nie usuwa ryzyka, ale pozwala lepiej je ocenić i podejmować decyzje na podstawie faktów zamiast przypuszczeń.
Najlepiej od określenia celu biznesowego, wskazania najważniejszych źródeł danych oraz zbudowania prostego zestawu wskaźników wspierających codzienne decyzje.
- Tak. Najlepsze rezultaty osiąga się wtedy, gdy doświadczenie i intuicja są uzupełniane rzetelną analizą danych, a nie zastępowane przez nią.
Lepszą kontrolę nad wynikami, szybsze podejmowanie decyzji, skuteczniejsze planowanie, ograniczenie kosztów, poprawę rentowności oraz większą przewagę konkurencyjną.
