O czym jest ten odcinek podcastu 321 GROW Talks?

W 058. odcinku podcastu 321 GROW Talks Paweł Ciszak rozmawia z Maciejem Koniecznym o tym, jak wykorzystać sztuczną inteligencję, automatyzację i narzędzia cyfrowe do usprawniania procesów sprzedażowych, pracy menedżerów oraz codziennego zarządzania zespołem.

Punktem wyjścia jest prosta obserwacja: sam proces nie wystarczy. Można dobrze zaprojektować sposób przygotowania do spotkania z Klientem, standard pracy w CRM-ie, model rozmów jeden na jeden czy system raportowania, ale jeżeli jego realizacja jest zbyt czasochłonna, skomplikowana lub niewygodna, zespół zacznie go omijać. Dlatego dobrze zaprojektowany proces powinien zostać wsparty narzędziem, które ułatwia jego wykonywanie, porządkuje dane i pilnuje standardu pracy.

To rozmowa o konkretnych zastosowaniach AI w sprzedaży, a nie o technologii traktowanej jako modny dodatek. Paweł i Maciek pokazują rozwiązania, które wspierają handlowców w przygotowaniu do spotkań, pomagają menedżerom analizować jakość pracy zespołu, automatyzują raportowanie i pozwalają łączyć informacje z CRM-u, marketingu, ofert oraz innych źródeł.

Jak AI wspiera przygotowanie do spotkań sprzedażowych?

Jednym z głównych tematów odcinka jest automatyzacja researchu przed spotkaniem z Klientem. Dobre przygotowanie wymaga zazwyczaj sprawdzenia firmy, jej rynku, konkurencji, aktualnych komunikatów, osób decyzyjnych oraz możliwych potrzeb konkretnych person zakupowych. Ręczne zebranie tych informacji może zająć kilka godzin.

Dzięki wykorzystaniu narzędzi takich jak Perplexity oraz dobrze przygotowanych promptów handlowiec może otrzymać rozbudowany raport w kilkanaście minut. Nie chodzi jednak o wygenerowanie przypadkowego zestawu informacji. Kluczowe jest precyzyjne określenie, czego model ma szukać, z jakich obszarów korzystać, jak uporządkować dane i w jaki sposób przygotować końcowy materiał.

W efekcie handlowiec wchodzi na spotkanie nie tylko lepiej przygotowany, ale również bardziej świadomy kontekstu firmy, rynku i osób, z którymi będzie rozmawiał.

Jak działa głosowa obsługa CRM-u?

W odcinku pojawia się również Raymund – agent AI wspierający obsługę CRM-u za pomocą naturalnych poleceń głosowych.

Zamiast otwierać komputer, wyszukiwać odpowiedni rekord i ręcznie wypełniać kolejne pola, handlowiec może po spotkaniu nagrać podsumowanie rozmowy. Raymund nie tylko zapisuje informacje w systemie, ale również sprawdza, czy notatka zawiera elementy wymagane przez proces sprzedażowy.

Może przypomnieć o kolejnej aktywności, poprosić o uzupełnienie brakujących danych, pomóc dodać kontakt, przygotować podsumowanie dla Klienta lub utworzyć zaproszenie na kolejne spotkanie.

To przykład narzędzia, które nie próbuje zmuszać ludzi do pracy wbrew ich naturalnym przyzwyczajeniom, ale dopasowuje technologię do rzeczywistego sposobu działania zespołu.

Jak analizować jakość pracy zespołu sprzedażowego?

Kolejnym rozwiązaniem omawianym w rozmowie jest Wingman. Narzędzie analizuje informacje zapisane w CRM-ie i sprawdza, czy poszczególne aktywności zostały wykonane zgodnie z ustalonym standardem.

Menedżer nie musi samodzielnie przeglądać dziesiątek notatek i sprawdzać każdej aktywności. Może otrzymać raport pokazujący, które elementy procesu są realizowane prawidłowo, gdzie pojawiają się braki oraz czy problemy dotyczą pojedynczych sytuacji, czy powtarzają się regularnie.

Dzięki temu rozmowy jeden na jeden z handlowcami mogą dotyczyć realnych problemów, wniosków i działań naprawczych, zamiast ręcznego sprawdzania, czy dane w ogóle zostały wpisane.

Jak AI może analizować rozmowy sprzedażowe i call center?

Sztuczna inteligencja może również wspierać analizę rozmów z Klientami. System transkrybuje nagrania, a następnie porównuje ich przebieg ze standardami rozmowy, wymaganymi elementami oraz KPI.

Zamiast odsłuchiwać tylko kilka losowo wybranych rozmów, organizacja może analizować znacznie większą liczbę kontaktów. Dzięki temu ocena pracownika nie opiera się na pojedynczym błędzie lub słabszym dniu, ale na szerszym obrazie jego pracy.

Konsultant może regularnie otrzymywać informację zwrotną dotyczącą swoich rozmów, natomiast menedżer widzi, które problemy mają charakter jednostkowy, a które wymagają dodatkowego szkolenia, zmiany standardu lub działania zarządczego.

Takie podejście zmienia analizę jakości z narzędzia kontroli w system bieżącego rozwoju pracowników.

Jak połączyć dane z CRM-u, marketingu i sprzedaży?

W wielu firmach dane są rozproszone pomiędzy CRM-em, systemami marketingowymi, narzędziami ofertowymi, arkuszami kalkulacyjnymi i raportami przygotowywanymi ręcznie.

W efekcie poszczególne działy pracują na własnych definicjach, a osoby zarządzające nie mają jednego, aktualnego obrazu sytuacji.

Paweł i Maciek rozmawiają o dashboardach zarządczych, które łączą informacje z różnych źródeł i prezentują je w jednym miejscu. Mogą obejmować liczbę leadów, konwersje, skuteczność kampanii, aktywności handlowców, dane z CRM-u oraz informacje o tym, w jaki sposób Klienci zapoznają się z ofertami.

Celem nie jest tworzenie kolejnych raportów, ale dostarczenie menedżerowi danych potrzebnych do podjęcia decyzji dokładnie wtedy, gdy są potrzebne.

Na czym polega lead enrichment?

Lead enrichment, czyli wzbogacanie danych o potencjalnych Klientach, pozwala przejść od przypadkowej listy firm do bazy, z którą rzeczywiście warto pracować.

Automatyzacja może uzupełnić informacje o firmie, jej lokalizacji, branży, danych kontaktowych, osobach decyzyjnych oraz innych kryteriach istotnych z punktu widzenia procesu sprzedaży.

Dzięki temu handlowiec nie musi tracić czasu na kontakt z firmami, które nie pasują do profilu idealnego Klienta. Zamiast pracować na dużej, nieuporządkowanej bazie, może skoncentrować się na mniejszej grupie leadów o wyższym potencjale.

To przekłada się na lepszą kwalifikację, wyższą skuteczność kontaktu i mniejsze obciążenie zespołu sprzedażowego.

Czym jest Second Brain w sprzedaży?

Second Brain to rozwiązanie, które pozwala gromadzić wiedzę pochodzącą z rozmów z Klientami.

Handlowcy mogą zapisywać głosowo informacje o problemach, potrzebach i powodach do kontaktu, a agent porządkuje je według branż, person zakupowych i tematów.

W ten sposób wiedza, która wcześniej pozostawała w notatkach, pamięci pojedynczych osób lub rozproszonych plikach, zaczyna tworzyć uporządkowaną bazę wiedzy dla całej organizacji.

Może ona wspierać prospecting, przygotowanie komunikacji sprzedażowej, budowę ofert, rozwój produktów oraz lepsze rozumienie rzeczywistych problemów Klientów.

Jak automatyzować research i publikowanie treści?

W rozmowie pojawia się również przykład automatyzacji pracy związanej z tworzeniem treści.

Agent może codziennie przeszukiwać wskazane źródła, przygotowywać zestawienie ważnych informacji, proponować tematy publikacji oraz wspierać budowanie kalendarza treści.

Nie oznacza to całkowitego oddania komunikacji sztucznej inteligencji. Człowiek nadal wybiera tematy, ocenia ich znaczenie i odpowiada za ostateczny kształt publikacji. Automatyzacja przejmuje jednak najbardziej czasochłonne elementy researchu, porządkowania informacji i planowania.

Od czego zacząć automatyzację procesów w firmie?

Najważniejszy wniosek z rozmowy jest prosty: nie należy zaczynać od wyboru narzędzia.

Najpierw trzeba przyjrzeć się swojej pracy i wskazać czynności, które są powtarzalne, czasochłonne, podatne na błędy lub zwyczajnie nielubiane przez zespół.

Może to być przygotowanie raportu, research przed spotkaniem, uzupełnianie CRM-u, analiza rozmów, porządkowanie danych lub zbieranie wiedzy o Klientach.

Dopiero po zdefiniowaniu problemu warto uporządkować proces i sprawdzić, które jego elementy można wesprzeć technologią.

Automatyzacja ma uwalniać czas ludzi na analizę, podejmowanie decyzji, rozmowę z Klientem i pracę, której nie da się sprowadzić do powtarzalnego schematu.

Rozkład odcinka

Procesy, research i przygotowanie do sprzedaży

00:00 – Wstęp i główna teza: bez narzędzi nawet dobry proces zdycha
02:59 – Automatyczne przygotowanie handlowca do spotkania z Klientem
05:44 – Jak przejść od problemu do dobrze zaprojektowanej automatyzacji
08:14 – Deep research, jakość promptu i przygotowanie do rozmów sprzedażowych

CRM, jakość pracy i zarządzanie sprzedażą

13:22 – Raymund: głosowa obsługa CRM-u i pilnowanie jakości danych
19:32 – Wingman: analiza pracy zespołu i przygotowanie do rozmów jeden na jeden
24:29 – Automatyczna analiza jakości rozmów sprzedażowych i pracy call center
29:26 – Dashboardy zarządcze i łączenie danych z różnych systemów

Leady, wiedza o Klientach i automatyzacja pracy

37:32 – Lead enrichment: jak wybrać najbardziej wartościowe firmy i osoby
40:13 – Second Brain: porządkowanie wiedzy o Klientach i powodach do kontaktu
42:44 – Show Me: automatyzacja researchu i publikacji w social mediach
47:31 – Digitalizacja czasochłonnych procesów i odzyskiwanie czasu menedżera
52:02 – AI jako narzędzie do szybkiego prototypowania
57:55 – Od jakiego problemu warto zacząć automatyzację