Jak mierzyć wyniki sprzedaży?

Skąd będziesz wiedzieć, że osiągnąłeś cel, jeżeli nie będziesz mierzyć efektów swojej pracy? W sprzedaży mamy do wykonania jedno zadanie, które możemy zrealizować różnymi sposobami. Które są najbardziej skuteczne, a które wydajne? Jak weryfikować wyniki sprzedaży? W tym artykule opowiem o tym, dlaczego warto to wiedzieć i jak wyciągać wnioski, by zwiększyć sprzedaż.

Jeden z moich mentorów powiedział mi kiedyś:

Zadbaj o liczby, a one zadbają o ciebie.

Jeśli mierzysz efekty, to możesz zarządzać procesem, i rozwijać firmę we właściwym kierunku. Nie sprawdzając i nie mierząc wyników ze sprzedaży, skąd będziesz wiedział, jakie decyzje podjąć? Oczywiście, można bawić się w ciuciubabkę, zawiązać sobie oczy i próbować zgadywać, ale po co? Zajęłoby ci to prawdopodobnie o wiele więcej czasu. Zbieranie i analizowanie danych na temat pracy twojego zespołu sprzedaży (lub każdego innego), wcale nie musi zajmować wiele czasu, ani wymagać inwestycji w drogie narzędzia. 

• O analizie sprzedaży przeczytasz również w innym moim artykule – zobacz.

Kultura mierzenia wyników sprzedaży

Twój zespół handlowy powinien być zaangażowany w zbieranie danych. Aby tak było, ludzie muszą wiedzieć po co to robią. Warto to z nimi omówić. Ważne, aby zrozumieli, że mierzenie ma na celu podnoszenie efektów i szukanie rozwiązań pozwalających na lepsze, bardziej efektywne działanie.

Intencją menedżerów nie jest trzymanie „bata nad głowami” pracowników, a diagnoza ewentualnych problemów i poszukiwanie rozwiązań. 

Z mojego doświadczenia wynika, że z poziomu działania organizacji kluczowe są trzy dyscypliny:

1. Wyznaczaj długofalowe priorytety (np. kwartalnie) w każdym obszarze działania firmy, od administracji, przez sprzedaż, po rozwój produktu.
2. Wprowadź stały rytm spotkań, zarówno managementu, jak i zespołu. Nie muszą to być długie narady. Ważne, aby były regularne i produktywne.
3. Gromadź dane, ilościowe i jakościowe, które uważasz za istotne dla zbadania kondycji firmy. To one wyznaczają priorytety strategiczne na kolejną iterację.

Punkt 3. jest w tych dyscyplinach bardzo ważny, bo bez właściwych i jakościowych danych, które omawiamy na spotkaniach zarządu, w zespołach lub 1 na 1 z pracownikami, nie jesteśmy w stanie wyznaczać priorytetów na kolejne kwartały czy lata.

Work smart, not hard

Wyobraź sobie, że siadasz za sterem samolotu. Przed tobą mnóstwo zegarków, liczników i lampek kontrolnych. Nie masz możliwości skoncentrować się na wszystkich. Musisz wybrać kluczowe parametry.

Nie chodzi o to, aby zbierać jakiekolwiek dane lub ich ogromne ilości, by mierzyć wyniki sprzedaży. Należy wybierać istotne informacje. Zamiast sprawdzać, jakie raporty są dostępne np. w panelu administratora na LinkedIn, albo w CRM, zadaj sobie pytanie: jakie są nasze kluczowe mierniki? Co decyduje o sukcesie sprzedaży? Najpierw zdiagnozuj potrzebę, a później szukaj narzędzi. 

Menedżerom płaci się za przewidywanie przyszłości, jednak bez znajomości przeszłości jest to tylko wróżenie z fusów (i to nie będąc wróżką, więc mało skuteczne). Aby dobrze wykonywali swoją pracę, potrzebują danych. Dzięki temu będą mogli obserwować trendy w cyklach czasu, a to one będą determinowały priorytety w pracy zespołów.

Czasami warto w zespole menedżerów wykonać ćwiczenie kontrolne i zadać sobie wzajemnie pytanie: dlaczego podjąłeś taką decyzję? Co ma wnieść do pracy zespołu? Jakich efektów możemy oczekiwać?

Jakie liczby są ważne?

Nie, nie podam ci gotowego rozwiązania ani nie zostawię tu tabeli do pobrania. To żadna wielka tajemnica, jednak jestem przekonany, że dla każdej firmy mierniki są inne. Sam najlepiej wiesz, co wpływa na wasz sukces biznesowy. To właśnie są informacje, które warto mierzyć i analizować. 

Oto przykładowe czynniki, które warto wziąć pod uwagę:

• w sprzedaży: pozyskane leady, zrealizowane spotkania, wysłane oferty, podpisane umowy,
• w finansach: cashflow, liczba przeterminowanych zobowiązań, czas czekania na należności,
• w marketingu: zaangażowanie grupy odbiorców, liczbę pozyskanych kontaktów, współczynnik otwarć newslettera czy liczbę wejść na stronę internetową.

Mój współpracownik z 321 GROW, Tomasz Zagdan, ostatnio podzielił się ze mną swoim sposobem mierzenia sprzedaży (i nie tylko), w trzech krokach:

1. Procesy w liczbach (np. wykonane telefony, zrealizowane spotkania itp.),
2. Informacja zwrotna od klientów poprzez badania wygranych i przegranych procesów sprzedaży, badanie poziomu obsługi klienta poprzez NPS,
3. Czas pracy handlowców (czy nie tracą go na niewłaściwe aktywności). 

To trzy elementy kluczowe nie tylko z perspektywy zwiększania wyników sprzedaży, ale także oszczędnego gospodarowania zasobami. Jako lider, jestem odpowiedzialny za to, aby zorganizować pracę zespołów we właściwy sposób. 

Przykład:

W jednej z moich firm mierzymy proces obsługi klienta. Co uwzględniamy?

• ile przyjęliśmy zgłoszeń,
• w jakim czasie klient uzyskał pierwszą odpowiedź,
• w jakim czasie został rozwiązany problem potencjalnego klienta,
• czy klient był zadowolony z rozwiązania.

Mierzymy nie tylko ilość, ale też jakość naszej pracy. Celem jest utrzymanie wyznaczonych standardów lub wzrost, np. zadowolenia klientów i zrobienie z niego fana firmy.

Mierz wyniki sprzedaży dla wniosków

Lech Dworaczyński, mój mentor, powiedział mi kiedyś:

Kamil, musisz kupić ludziom czas. Większość z nich nie potrafi go właściwie wykorzystać.

Nie dlatego, że jestem mądrzejszy od nich. To kwestia perspektywy. Jako lider mam dostęp do informacji z różnych obszarów i potrafię spojrzeć na procesy z lotu ptaka. Osoba pracująca np. w call center nie ma takiej możliwości.

Gdy byłem szefem sprzedaży, każdy z handlowców w moim zespole miał swój prime time w godzinach 9-15. To był czas przeznaczony na rozmowy z klientami. Gros osób poświęca go na prace administracyjne nie zdając sobie sprawy, jak traci na tym ich produktywność. Właśnie dlatego raz w tygodniu planowaliśmy z każdym z handlowców jego kalendarz tak, aby dobrze zarządzać zadaniami. Dzięki temu ludzie poświęcali czas na rzeczy ważne, a ja miałem możliwość na bieżąco delegować dalej obowiązki, które mogły poczekać lub mógł je zrobić ktoś inny. Jeżeli masz w swoim zespole świetnego handlowca, który ugrzęźnie na kilka tygodni w raportach czy prezentacjach, możesz przegapić wiele szans. Nadal kieruję się zasadą: pozwól ludziom robić to, w czym są najlepsi. 

Szefowie też się rozliczają

Niezależnie od tego, czy ktoś w firmie jest prezesem, czy stażystą, powinny go obowiązywać takie same zasady raportowania. Podkreślam to jeszcze raz: to nie jest forma kontroli pracowników, a weryfikacji strategii, którą realizujemy. Analizuj efekty pracy w każdym obszarze działania firmy. Ma to znaczenie naprawdę w dużym stopniu.

Kluczową rolę w mierzeniu wyników sprzedaży odgrywa również współpraca wśród liderów. Zadbaj o to, abyście spotykali się regularnie, np. raz w miesiącu. Omówienie wyników z kolejnego okresu i wspólne wyciągnięcie wniosków może być bardzo pomocne. W zespole łatwiej rozwiązuje się ewentualne problemy i generuje nieszablonowe pomysły. Działy w organizacji działają synchronicznie, to naczynia połączone. Jedno nie jest w stanie działać dobrze bez drugiego, zupełnie jak w metodzie świńskiego ogona. Zatem:

1. Analiza wyników
2. Diagnoza problemów
3. Strategia na kolejny okres

Przygotuj proces i patrz na wyniki sprzedaży

Jak mierzyć wyniki sprzedaży, aby nie uwikłać się w mozolną pracę związaną z wpisywaniem cyferek do tabel?

Odpowiedź jest banalna: niech każdy zadba o własne podwórko. Jeżeli każdy pracownik będzie regularnie uzupełniał swoje rubryki, raportowanie nie zajmie wiele czasu. Uporządkowany system i dostępne dla wszystkich pliki z jasnymi instrukcjami to podstawa.

Moja asystentka (która pracuje ze mną od 15 lat!) poświęca ok. 30 min dziennie na zebranie najważniejszych liczb. To niewiele biorąc pod uwagę, jak ważne decyzje na podstawie tych wykresów podejmują nasi liderzy.

Część raportów przygotowujemy ręcznie, wpisując dane do arkuszy kalkulacyjnych, a niektóre są generowanie bezpośrednio z CRM. Korzystam z tabel, wykresów, zestawień, a także zwykłych krótkich notatek. To ja decyduję, jakie mierniki są istotne, nie możliwości uniwersalnego systemu, który musi być dopasowany do tysięcy różnych firm i branż. Tobie polecam to samo. Dostosuj formaty raportów i wykorzystywane narzędzia tak, aby wypełnianie i analiza nie zajmowały zbyt wiele czasu. Po kilku rzutach oka już powinieneś wiedzieć, co się dzieje w firmie.

SZYBCIEJ, TANIEJ, LEPIEJ – podsumowując, po to mierzę wyniki sprzedaży i nie tylko. Jeżeli chcę dotrzeć do celu, muszę wiedzieć, czy podążam właściwą drogą. Jeśli nie, powinienem jak najszybciej zawrócić i zmienić kierunek. Jednak skąd będę o tym wiedział nie korzystając z kompasu? Zadbaj o liczby a one zadbają o ciebie.

Chcesz mierzyć wyniki sprzedaży i potrzebujesz wsparcia? Zapraszamy na niezobowiązującą rozmowę.

Zapisz się na BEZPŁATNĄ KONSULTACJĘ z Kamilem!