019 Jak wdrożyć do pracy handlowca

Zazwyczaj jest tak, że podczas kolejnych odcinków naszego podcastu opowiadamy o rzeczach, które znajdujemy u naszych klientów podczas różnych projektów. Takich, które można byłoby robić lepiej, które wymagają zdecydowanie większego zaopiekowania. A dzisiaj opowiem o takim procesie, którt jest robiony naprawdę na bardzo wysokim poziomie w organizacjach, z którymi mamy przyjemność pracować. A dzisiaj rzecz będzie o onboardingu handlowca. Nazywam się Paweł Ciszak i zapraszam Cię serdecznie na ten odcinek. 

Tak jak wspomniałem na początku, coraz więcej organizacji mamy wrażenie, że radzi z nim sobie naprawdę coraz lepiej, a niektóre wręcz świetnie. Onboarding zaczyna się już na etapie rekrutacji i selekcji, a właściwie na końcu tego procesu. To znaczy wtedy kiedy kandydat mówi, że chce pracować z daną organizacją A organizacja mówi, chcemy Ci dać takie i takie warunki, które kandydat akceptuje. I teraz od tego momentu, w którym następuje wzajemna decyzja o współpracęy, to jest taki czas, który wymaga szczególnej troski i zaopiekowania. Dlaczego? Dlatego, że często ten czas od decyzji do pierwszego dnia współpracy bywa dosyć długi, a nawet może być niebezpieczny. Dlaczego niebezpieczny? 

Dlatego, że kandydat, który jest często w bardzo wielu różnych procesach rekrutacyjnych. On cały czas może otrzymać inną ofertę współpracy. Bardzo ważne jest to, żeby po tej wspólnej decyzji, kiedy mówimy sobie tak, że chcemy razem pracować, już zaopiekować tego kandydata pod kątem takich najważniejszych elementów, które zapewnią mu też takie bezpieczeństwo podjęcia współpracy z nami. Czy to kwestie związane z podpisaniem umowy, czy kwestie związane na przykład z podpisaniem wcześniej umowy poufności, po to, żeby już takiemu kandydatowi na handlowca zacząć udostępniać różnego rodzaju materiały np. do takiego self-learningu, żeby już zaczął się wgryzać w organizację, w rynek, w produkt, w to stanowisko, które za chwilę będzie piastować. 

Mówi się, że ten proces onboardingu to właśnie składa się z rekrutacji, selekcji i wdrożenia. I teraz, żeby nie zarządzać rozczarowaniem, to warto wprowadzić tutaj na scenę takie dobre praktyki, jeżeli chodzi o onboarding handlowców, a mianowicie zakontraktowanie współpracy. 

My bardzo mocno w 321 GROW przekonujemy wszystkich szefów sprzedaży do tego, żeby kontraktowali zasady współpracy ze swoimi handlowcami, żeby kontraktowali zasady, które funkcjonują w zespole, bo znowu jednym z bardzo ważnych elementów takiego kontraktu na współpracę jest też kontrakt na wdrożenie. Handlowiec warto, żeby się dowiedział, czego ma się nauczyć, kiedy ma się nauczyć, w jaki sposób ma się to zadziać, czy to są jakieś szkolenia online, offline, spotkania, czy to są jakieś materiały do nauki własnej, w jaki sposób to funkcjonuje, ale też warto go zakontraktować na to, jakich efektów będziemy oczekiwać i w jaki sposób oraz też w jakiej formie będziemy te efekty oceniać. 

Przygotowując onboarding handlowca, warto wykonać sobie takie z pozoru bardzo proste ćwiczenie. Punkt pierwszy, otwórz Excela. Punkt drugi, napisz „wiedza”. Punkt trzeci, wypisz wszystkie elementy, które Twój handlowiec w zakresie wiedzy powinien posiąść, żeby móc zacząć sprzedawać Twój produkt lub Twoją usługę. Otwórz drugą zakładkę Excela, wykonaj to samo, jednocześnie zamiast wiedza wpisując tam „umiejętności”. Nagle ten Excel robi się bardzo długi i tych wierszy pojawia się naprawdę sporo. To jest trochę jak z procesem sprzedaży, gdzie kiedy rozpisze się go tak właściwie, to nagle się okazuje, że często tych czynności do wykonania od momentu kwalifikacji prospectingowej klienta do momentu sprzedaży trzeba wykonać kilkadziesiąt, często na bardzo wielu różnych etapach. Dokładnie tak samo jest z onboardingiem i wdrożeniem handlowca do pracy. 

I teraz kiedy w tych dwóch zakładkach Excela będziemy mieli te wiersze z umiejętnościami oraz z aspektami wiedzowymi koniecznymi do zdobycia przez handlowca, No to warto teraz przejść do kolumn w tym Excelu i zacząć to operacjonalizować, czyli jasno napisać sobie co, kto, kiedy, jak ma tegoż kandydata nauczyć, czy w jaki sposób ten kandydat właśnie ma zdobyć tą wiedzę czy umiejętności, z kim ma to zrobić, w jakiej formie ma to zrobić, czy będzie wdrażany przez kogoś z organizacji w tym konkretnym kawałku. Czy może bardziej będzie oglądał jakieś wcześniej przygotowane filmy umieszczone na dysku, czy jakieś zapisy webinarów, czy będzie to robił w jakiejś innej formule. 

I na końcu jest taka bardzo ważna kolumna, po czym my poznamy, że to się zadziało. Czyli pokazuję kandydatowi jaką wiedzę i jakie umiejętności będziesz zdobywał dzień po dniu, tydzień po tygodniu, miesiąc po miesiącu, w jaki sposób będziesz ją zdobywał, kto ewentualnie ma ci ją dostarczyć, ale też w jaki sposób będzie ze zdobycia tej wiedzy i umiejętności egzaminowany. Czyli w jaki sposób organizacja sprawdzi, że ty faktycznie posiadłaś, posiadłeś, tą wiedzę i umiejętności, których organizacja od ciebie oczekuje. I tutaj pojawia się takie narzędzie, którego jestem absolutnym fanem, a może nawet i wręcz fanatykiem, a mianowicie indeks wdrożenia. 

Co rozumiem przez indeks wdrożenia? Właśnie taką książeczkę, czy to w wersji papierowej, czy już dzisiaj bardziej elektronicznej, gdzie kandydat ma, czy ten nowy handlowiec ma bardzo jasno napisane od pierwszej strony, gdzie na przykład można umieścić słowniczek pojęć branżowych. A kiedy w takim indeksie wdrożenia dostanie taki słownik, no to już jest większa szansa, że w tych rozmówkach będzie uczestniczył nieco bardziej aktywnie. I w takim indeksie właśnie warto zaznaczyć jasno na kogo ten człowiek może liczyć. Czyli cały zespół ludzi odpowiedzialnych za jego onboarding. I teraz to od razu w piękny sposób porządkuje nam bardzo wiele różnych spraw, o które wiele organizacji nie chce zadbać właśnie w takiej formie, a potem absolutnie demolują nie tylko wdrożenie tego handlowca, ale wręcz funkcjonowanie organizacji.

Drugi obszau, na który też warto w indeksie obok wiedzy i umiejętności uporządkować, obszar właśnie aktywności i wyniku. Czyli znowu day by day, week by week, ten kandydat będzie wiedział, czy ten nowy handlowiec będzie wiedział, czego wobec niego oczekujemy. I to też jest bardzo ważne, żeby on już na samym początku, czy ona, byli w stanie zobaczyć na przykład jaki wynik pierwszy, taki stricte sprzedażowy, kiedy ma być wygenerowany. Żeby potem podczas oceny z osobą odpowiedzialną za wdrożenie, podczas takiej rozmowy, na przykład piątkowej jeden na jeden, kiedy taki nowy handlowiec dostanie zapytanie, słuchaj, to już jest ten moment, zgodnie z indeksem, czekam aż się pochwalisz swoim pierwszym kontraktem, to opowiedz o swoim pierwszym kliencie. 

Natomiast to czego absolutnie nie warto unikać, to osobistego zaangażowania. Czyli najpierw pokażę ci jak coś robić, potem zrobimy to wspólnie, a na końcu będę tylko obserwował jak to robisz, a na końcu scertyfikuję cię do tego, że umiesz to już robić sam czy sama, masz do tego wiedzę, umiejętności. Razem ze mną zrobiłaś, zrobiłeś to już kilka razy. Dostajesz prawo jazdy na tę aktywność. Powodzenia! Można oczekiwać wyniku. Więc tutaj też ultra istotne są te trzy rodzaje asyst. Asysta pokazowa, współuczestnicząca oraz asysta obserwacyjna. 

I tutaj pojawił nam się temat właśnie bardzo mocno związany z tym, że kandydat nie o wszystkim będzie chciał powiedzieć swojemu szefowi. Nie każde to takie powiedziałbym w cudzysłowie głupie pytanie będzie w stanie swojemu szefowi zadać. Czy aby na pewno dobrze zrozumiał, czy zrozumiała to w jaki sposób działa produkt, do kogo jest dedykowany. Zwłaszcza jeżeli to jest nowa branża, często taki handlowiec nie chce wyjść na przysłowiowego durnia przed swoim szefem, w związku z tym próbuje tego pytania nie zadawać nikomu, no i niestety bardzo często kończy się to tym samym tylko, że u klienta. Więc warto też zaopiekować się wdrożeniem takiegoż kandydata, czy takiegoż właśnie handlowca, również pod kątem zapewnienia mu, czy to mentora, czy właśnie takiego fellow, takiego skrzydłowego jak w parze myśliwców, do którego faktycznie nasz nowy handlowiec może się zgłosić właściwie z każdym problemem. 

Warto to w ogóle usystematyzować, że z takim moim fellow mam na przykład spotkanie półgodzinne raz na tydzień i mogę z całą listą pytań do niego przyjść, czy aby na pewno wszystko to, czego się nauczyłem, nauczyłam, czy aby na pewno zrozumiałam to dobrze, ale też zapytać o praktykę, na ile te rzeczy, które właśnie były na ostatnich warsztatach czy szkoleniu, jak je przekuć w praktykę.

To co też obserwujemy u wielu naszych klientów i to nawet często w takich małych firmach, to, że pojawia się już dedykowana osoba do takiej stricte opieki HR-owej i często nawet to jest taki powiedziałbym jednoosobowy pion HR, nawet często jakby nie w pełnym wymiarze etatu czy godzin. Wspaniale, że organizacje przekonują się do tego, że warto mieć. A dlaczego? Dlatego, że już na etapie rekrutacji i selekcji ta osoba najczęściej uczestniczy w tym procesie, weryfikuje kompetencje takiego kandydata, tworzy dla niego indywidualny plan rozwoju właśnie na bazie rozwoju miękkiego tychże kompetencji. 

I to co obserwujemy, i to co też bardzo mocno pochwalamy, to są takie regularne spotkania, nie tylko w tym nurcie wiedzowo-umiejętnościowym, nie tylko w tym nurcie zarządczym, takim weryfikacyjnym, gdzie szef sprzedaży co tydzień daje handlowcowi prawo jazdy na kolejne nowe aspekty pracy, ale też ten nurt miękki, w którym ów kandydat może jasno powiedzieć o tym, jak on się w ogóle w tej firmie czuje. Jak mu w ogóle tu jest? Jak ona w ogóle została przyjęta w tej organizacji? Czy aby na pewno to, o czym rozmawialiśmy podczas procesu rekrutacji i selekcji, czy ta obietnica faktycznie jest spełniana? I tam bardzo często powstaje bardzo wiele podpowiedzi dla zarządzających sprzedażą, które właśnie doświadczone, świetnie przygotowane osoby po stronie HR wręcz wystawiają takie piłki tuż nad siatką właśnie takimże szefom sprzedaży. Na co warto zwrócić uwagę? Jak wykorzystać w umiejętny sposób te najważniejsze cechy osobowości danego kandydata? 

Automatyzujcie to wszystko, co tylko możliwe, jeżeli chodzi o wdrożenie. Wykorzystujcie to, co robicie na co dzień, żeby chociażby jak spotkania knowledge sharing, żeby je nagrywać i tworzyć z nich właśnie materiały onboardingowe. W ramach indeksu wdrożenia i procesu wdrożenia jasno opisujcie nie tylko wiedzę i umiejętności, ale również aktywności, których będziecie oczekiwać od nowego handlowca na danym etapie wdrożenia, ale też jasno opisujcie tą sferę wynikową, czyli ile ma się pojawić np. kwalifikacji prospektingowych.

Warto pamiętać o programie Fellow, czy o programie Mentor. Warto pamiętać o tym, żeby w tym nurcie, jakby w całym wdrożeniu, żeby zaopiekować trzy nurty, czyli nurt stricte rozwojowy, wiedza i umiejętności, aktywności, gdzie rzeczywiście kandydat rozwija się właśnie do oczekiwanego poziomu właśnie wiedzy i umiejętności. Drugi nurt to nurt stricte zarządczy, gdzie osoba odpowiedzialna za wdrożenie najlepiej w cyklach tygodniowych, certyfikuje, egzaminuje, sprawdza czy handlowiec posiadł te właściwe umiejętności i czy zdobył wymaganą wiedzę. I nurt trzeci taki stricte miękki, kompetencyjny, HR-owy, który będzie powodował, że rzeczywiście tego handlowca zaopiekujemy w takim ujęciu 360 stopni. Budując onboarding w taki sposób, no nie będziecie mieli takiego poczucia, że zatrudnienie nowego handlowca to zdemolowanie waszego kalendarza. 

To, co też często obserwujemy, to, że menadżerowie sprzedaży nie dokonują zmian, pomimo tego, że doskonale czują i wiedzą, że i ten handlowiec, to z niego, że tak powiem, nic wynikowo nie będzie. Ale łudzą się, że może jednak jeszcze trochę sobie tego czasu kupią. Więc podsumowując, kontraktujmy precyzyjnie, nie bierzmy wszystkiego na siebie, żeby właśnie onboarding waszych kalendarzy nie demolował. Zbudujcie do tego system z wykorzystaniem jak największej ilości osób w firmie, żeby też nowy handlowiec jak najszybciej poznawał organizację, żeby jak najszybciej budował sobie również relacje, które potem przydadzą mu się w ramach takich codziennych działań biznesowych. 

Mając taki proces mam poczucie, że zdecydowanie łatwiej będzie Wam utrzymać we współpracy absolutnie najlepszych kandydatów, doprowadzać ich możliwie najszybciej do wyniku, a Wam da komfort doboru tych osób, z którymi naprawdę chcecie pracować.

Jeżeli wzięliście z tego odcinka przynajmniej jedną wartościową rzecz dla siebie, to zachęcamy do subskrybowania, komentowania oraz lajkowania. I cóż, do usłyszenia w kolejnym odcinku podcastu 321 GROWTalks. Cześć!