Jak zarządzać firmą i mieć czas na wszystko

Jak zarządzać firmą i mieć czas na wszystko?

Jako właściciel i współwłaściciel czterech firm moim celem jest zarządzać w taki sposób, aby mieć czas na wszystko. Już w czasie studiów byłem fanem produktywności i robienia właściwych rzeczy we właściwym czasie. Począwszy od pracy zawodowej i realizacji pasji, a kończąc na spędzaniu czasu z rodziną. 

Tematem produktywności zacząłem interesować się w trakcie studiów, gdy byłem instruktorem tenisa. Uczyłem grać ludzi biznesu, właścicieli, prezesów, menedżerów wielkich organizacji. Chciałem wtedy dowiedzieć się, jak być produktywnym i myśląc przyszłościowo, jak dobrze zarządzać firmą. Jednego z klientów zapytałem – jak osiągnąć taki sukces zawodowy jak on? Wtedy ów klient był jednym z lepszych menedżerów wyższego szczebla w kraju. Pracował w dużej korporacji i zdradził mi swój sekret sukcesu. Uprzedził mnie, że jest to bardzo proste do wdrożenia, ale trudne w realizacji.

Brzmiało to mniej więcej tak: 

Każdego dnia w pracy mam czystą kartkę papieru A4, na której są zapisane punkty do realizacji w danym dniu. Nie kończę pracy, dopóki ich nie skreślę.

Zdziwiony dopytywałem: czy to wszystko?

Kamil nie słuchasz. Nie kończę pracy dopóki nie skreślę wszystkich punktów. Są takie dni, że kończę wcześnie, a są i takie, że koniec jest o północy…

Miałem wówczas 20 lat i postanowiłem wdrożyć tę zasadę w swoim życiu. Chciałem, aby stała się moją rutyną, nawykiem. I tak się zdarzyło. Ta prosta metoda pomogła mi osiągnąć w szybkim tempie wiele moich celów zawodowych. Wspomniany klient zapomniał jednak wspomnieć o jednym ważnym aspekcie i konsekwencji stosowania tej metody. A mianowicie, człowiek zaczyna robić wiele rzeczy i bierze na siebie kolejne zadania, kolejne obowiązki. To prowadzi do zmęczenia, co odbija się na zdrowiu, ale też życiu rodzinnym i towarzyskim. W dłuższej perspektywie może prowadzić do odtrącenia wielu bliskich osób wokół siebie wraz z niebezpieczeństwem wczesnego zawału lub udaru.

Po 7 latach stosowania tego prostego nawyku w obszarze zawodowym i rozwojowym doszedłem w dość młodym wieku do sporych sukcesów zawodowych. Jednak koszty okazały się bardzo duże. Popadłem w pracoholizm, który skutkował nerwicą. A wymagające środowisko korporacyjne nie pomagało. Na co dzień słyszało się hasła typu „jesteś tak dobry, jak Twój ostatni miesiąc lub faktura”.

Jak zarządzać firmą, jednocześnie mając czas dla siebie i rodziny

Gdy odszedłem z korporacji, nastąpił czas rozwoju mojego własnego biznesu tenisowego. Czas w podwarszawskiej miejscowości, gdzie prowadziłem klub tenisowy, leciał dużo wolniej niż w stolicy. Miałem chwilę na poukładanie myśli i zastanowienie się nad tym, co lubię robić i co chcę robić. Już wtedy kreowała się we mnie metoda do zarządzania sobą w czasie zgodna z trzema obszarami: 

  • ja,
  • rodzina i znajomi,
  • praca zawodowa. 

Łącząc swoje doświadczenie i wiedzę, a więc wszystkie książki i szkolenia, jakie odbyłem, stworzyłem system zarządzania sobą w czasie. System dający mi poczucie kontroli oraz zadowolenia z życia. System, który pomaga mi w zarządzaniu firmami.

Na jednym ze szkoleń bardzo spodobała mi się metafora trzech ogrodów, autorstwa Miłosza Brzezińskiego. Napisał, że każdy z nas jest ogrodnikiem swoich własnych ogrodów, które nazywają się: ja, rodzina, sukces zawodowy. Przesłanie, jakie we mnie zostało, brzmiało: 

Każdy ogród potrzebuje czasu na pielenie, podlewanie, koszenie, nawożenie – jeśli więcej czasu spędzisz w jednym ogrodzie, to drugi zacznie zarastać zielskiem lub trawa będzie tam żółta. 

Na tej kanwie zbudowałem system zarządzania sobą w czasie, realizując się we wszystkich trzech ogrodach.

Poznaj metodę skutecznego zarządzania sobą w czasie

Jak zarządzać firmą i mieć czas na wszystko? Musisz nauczyć się zarządzania sobą w czasie.

  1. Zacznij od określenia czynności, które chcesz wykonywać w swoich trzech ogrodach. Przykładowo: 
  • Ogród JA, czyli czas tylko dla siebie i swoje pasje. Zastanów się, co lubisz robisz i na co chcesz mieć czas. W moim przypadku są to: golf, czytanie książek, siłownia, sauna. 
  • Ogród RODZINA to czas dla małżonka, dzieci, znajomych. Polecam spisanie konkretnych czynności, jakie lubisz robić wspólnie ze swoimi bliskimi, np. ten czas przeznaczasz na wspólne posiłki, zabawę, wyjścia do teatru lub kina.
  • Ogród PRACA to czas dla firm i sprawy zawodowe, w jakie jesteś zaangażowany i czynności z nich wynikające. Skup się na tych właściwych, jakie trzeba i należy wykonywać.
  1. Kolejną czynnością jest określenie budżetu czasowego dla każdego „ogródka”. Aby to zrobić, załóż arkusz, w którym będziesz prowadzić proste wyliczenia. W każdym tygodniu masz 168 godzin do wykorzystania. Część tego czasu przeznaczasz oczywiście na sen. W moim przypadku jest to minimum 7 godzin dziennie, czyli 49 godzin tygodniowo. Zatem do wykorzystania w tygodniu mam 119 godzin – na dbanie o moje „ogrody”, które są dla mnie ważne i z góry zdefiniowane na czynności, które lubię i chcę robić.
  1. W kolejnym kroku określ procentowo, ile z 119 godzin chcesz w swoim kalendarzu zarezerwować na konkretne obszary. W moim przypadku rozkład wygląda w taki sposób:
  • 20% z 119 godzin: 23 godziny w tygodniu – to czas dla mnie i moje pasje.
  • 40% z 119 godzin: 47 godzin w tygodniu – to czas dla moich bliskich.
  • 40% z 119 godzin: 47 godzin w tygodniu – to czas na pracę nad biznesami.

Zapisuj i sprawdzaj, jeśli chcesz dobrze zarządzać firmą

Posiadając konkretne wyliczenia, ile czasu na co chcesz poświęcić, zawsze planuj swój kolejny tydzień w niedzielę wieczorem lub poniedziałek rano. W kalendarzu wyznacz sloty czasowe na zdarzenia związane z 3 ogrodami. Po tygodniu rób podsumowanie i raportuj sam przed sobą, ile czasu w danym tygodniu byłeś w każdym z ogrodów, patrząc na stan swojej „trawy”. Ja przykładowo założyłem, że pięć razy tygodniowo będę czytał książkę przez 60 minut. Sprawdzam, czy to zrobiłem i odznaczam w arkuszu. I tak weryfikuję każde zaplanowane działanie w każdym ogrodzie i efekty zapisuję. Moim celem minimum jest mieć 80% spełnionego celu w każdym ogrodzie.

Podsumowanie

To, co pozwala mi zarządzać firmą (firmami) to umiejętność skupiania się na najważniejszych rzeczach do zrobienia, a resztę oddelegowania do innych osób. Jeden z moich mentorów powiedział mi bardzo mądrą rzecz:

Jeśli jest ktoś, kto potrafi zrobić coś w minimum 70% dobrze tak jak ty, oddaj mu to działanie, bo marnujesz swój talent. 

Od tamtego momentu często zadaję sobie pytania: 

  • Komu mogę to zlecić?
  • Czy to, co mam zrobić, przybliża mnie do najważniejszych celów czy oddala?
  • Jak z tego zadania zrobić system działań i oddać do pilnowania?

System, jaki stworzyłem do zarządzania sobą w czasie, idealnie wkomponowuje się w moje potrzeby. Dla każdej firmy pracuję w konkretny dzień. Po wyznaczeniu takiego dnia umieszczam w kalendarzu bloki czasowe odpowiadające obszarom, za jakie jestem odpowiedzialny np. call center, finanse, wdrożenia. Gdy przychodzi odpowiedni czas, patrzę jakie zadania mam do wykonania lub sprawdzenia statusu realizacji u innych. Wszystkie moje zadania, jak i te delegowane, przechowuje w moim Todoist (program do zarządzania zadaniami). Dodatkowo mam podobną tabelę kluczowych zadań w moim ogrodzie „praca zawodowa”, jakie muszą się wydarzyć w moim idealnym tygodniu. Dzięki takiemu podejściu jestem w stanie panować nad wszystkim tym, co ważne dla rozwoju biznesów w perspektywie długoterminowej.

Udostępnij:

Jeśli tematy o których piszemy są dla Ciebie interesujące, dołącz do naszej listy mailingowej.

Mogą Cię zainteresować: