Pracuję w HR już kilka lat. Niejednokrotnie spotykam się z tym, że na koniec procesu rekrutacyjnego, osoba decyzyjna wybiera kandydata, który dobrze się prezentuje, ma ciekawe stanowiska w CV bądź po prostu ładne zdjęcie. Częstym powodem jest też chemia między rekrutującym a kandydatem. Zdecydowanie odradzam ten sposób podejmowania decyzji. Proponuję działać w oparciu o konkretne i sprawdzone metody rekrutacyjne. Dzięki nim lepiej zweryfikujesz kompetencje pracowników – niezależnie czy jesteś HR managerem czy właścicielem, który osobiście angażuje się w procesy rekrutacyjne.
Rekrutując nową osobę, kluczowe są dla mnie jej kompetencje, czyli połączenie wiedzy, umiejętności, uzdolnień, stylów działania, osobowości, zasad i zainteresowań, które określają każdego kandydata. Kompetencje najprościej można podzielić na miękkie i twarde. Wchodząc głębiej, można wyłuszczyć kompetencje pracowników:
- kluczowe,
- wspólne,
- menedżerskie,
- specjalistyczne.
Model kompetencyjny pozwala wzmocnić kulturę organizacyjną, a także wskazuje kierunek menedżerom podczas rekrutacji. Model ten definiuje umiejętności, które pozwalają poprawić wyniki pracy własnej i zespołu. Właściwy dobór kompetencji pracowników do stanowiska jest więc wypadkową skutecznej rekrutacji. Ta natomiast umożliwia planowanie rozwoju i sukcesji organizacji.
Jakie kompetencje pracowników powinieneś badać?
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to, jakie kompetencje pracowników powinno się badać. Trzeba na pewno wziąć pod uwagę cechy wspólne, jak i indywidualne. To właśnie pod nie zalecam tworzyć matryce kompetencji, czyli mapę cech pożądanych i niepożądanych. Ważne jest, aby skupić się na właściwym sposobie badania. Jak znaleźć te kompetencje?
- Zastanów się nad tym, jaka dziś jest twoja firma bądź firma, w której pracujesz. W jakim kierunku chce się rozwijać? Transparentna wizja i spójne DNA pozwoli ci określić kompetencje wspólne, takie które będą ważne u każdego pracownika, i które dadzą mu poczucie, że to jest to miejsce, a on może w nim robić dobrą robotę. Dla przykładu może być to rzetelność, zorientowanie na cel i osiąganie wyników, czy też doskonalenie zawodowe.
- Odpowiedz sobie na pytanie, jaki powinien być pracownik i co umieć, aby skutecznie robić to, do czego go zatrudniasz. Jakie kompetencje kluczowe są niezbędne? W przypadku specjalisty i kierownika sprzedaży może być to negocjowanie, umiejętności analityczne czy planowanie i myślenie strategiczne. Gdy chcesz zatrudnić specjalistę i kierownika marketingu, zestaw cech indywidualnych będzie inny. Wymagana jest kreatywność, lekkie pióro oraz współpraca zespołowa i z agencjami zewnętrznymi.
- Szukasz specjalisty? Określ, jakie kompetencje specjalistyczne powinien on posiadać, aby uzupełnił zespół, który powiększasz. Brzmi to jak truizm? Pewnie tak, ale właśnie często brak odpowiedniego dopracowania podstaw powoduje, że pracownik szybko rotuje.
- Menedżer jest idealnym połączeniem wszystkich powyższych kompetencji. To one tworzą kompetencje menedżerskie. Będzie reprezentował firmę. Będzie też wzorem do naśladowania, a przede wszystkim – ekspertem. Musi wiedzieć, jak rozliczać wyniki, jak je stymulować i jak określać kierunek rozwoju.
Jak badać kompetencje pracowników?
Kiedy już ustalisz, czego oczekujesz przykładowo od specjalisty/kierownika sprzedaży lub marketingu, musisz zaplanować, jak potwierdzić kompetencje potencjalnego nowego pracownika. Metod jest kilka, a każda z nich ma swoje plusy oraz minusy. Postaram się wskazać ci wszystkie szanse i wąskie gardła tych sposobów. Wykorzystuję skalę od 1 do 5 i na bazie własnych doświadczeń, a także badań i publikacji (np. M. Dale, Skuteczna rekrutacja i selekcja pracowników, Kraków 2001) oceniam wybrane metody rekrutacyjne: pod kątem skuteczności (1-najmniej skuteczna, 5-najbardziej skuteczna), czasu przygotowania (1-najkrótszy czas, 5-najdłuższy czas), kosztu (1-najmniej kosztowna, 5-najbardziej kosztowna).
- Wywiad behawioralny jest podstawową metodą sprawdzania kompetencji. W skali od 1 do 5, skuteczność tej metody można określić na 2, czas przygotowania na 1, a sam koszt na 2. Jest to bardzo dobry wstęp do poznawania kandydata.
- Testy kompetencyjne są dobrym uzupełnieniem wywiadu. Dostępne są różne testy kompetencyjne, osobowości i wiedzy. W skali od 1 do 5, skuteczność można określić na 3, czas przygotowania na 2, a sam koszt na 3.
- Case study nazywane jest micro assessmentem. Potrafi szybko i skutecznie sprawdzić jak kandydat myśli, jak bardzo jest kreatywny, a przede wszystkim, czy wiedza, o której nam mówił podczas rozmów jest prawdziwa. W skali od 1 do 5, skuteczność można określić na 3, czas przygotowania na 3, a sam koszt na 2.
- Assessment center to najbardziej zaawansowany i wielowymiarowy sposób oceny kompetencji. W skali od 1 do 5, skuteczność tej metody można określić na 4, czas przygotowania na 3, a sam koszt na 4.
Wynik na pewno cię nie zaskakuje – nie ma metody 100% skutecznej, aby zbadać kompetencje pracowników. Najskuteczniej działają połączenia tych metodologii. Każda z nich ma swoje wady, zazwyczaj jest nimi koszt wprowadzenia tego sposobu weryfikacji kompetencji lub czas przygotowania. Wart podkreślenia jest również czas realizacji, który jest indywidualny, dopasowany do organizacji i preferencji.
Wywiad behawioralny to nie przesłuchanie
Jako ekspert HR również biorę udział w procesach rekrutacyjnych, po tej drugiej stronie. Wówczas prezentuję się w roli kandydata. I wiem, że pytania, które pojawiają się na rozmowie, potrafią zaskoczyć. Mogę śmiało ci przekazać, że pewnych pytań należy się wystrzegać.
HR managerze, właścicielu firm – czy wiesz jak właściwie weryfikować kompetencje pracowników?
Warto uświadomić sobie, że rekrutacja to bardzo ważny proces. Potrafi on wnieść wartość poprzez spojrzenie na firmę, przez pryzmat innych oczu. Potrafi otworzyć oczy i wskazać co nie działa. Właściwe zaplanowanie procesów rekrutacyjnych zapobiega utracie pieniędzy na nietrafione albo przedłużające się procesy.
Jak realizować skuteczny wywiad behawioralny?
- Planuj
Nie da się zrobić skutecznego wywiadu z partyzanta. Nie możesz zadawać trafnych pytań, nie wiedząc nic o tym, kogo szukasz i co musi umieć ta osoba. Przeanalizuj, kogo potrzebujesz i pod to ułóż scenariusz pytań. Pamiętaj też, by scenariusze dopracowywać zawsze do stanowiska.
- Zapraszaj wsparcie
Jako specjalista rekrutacji wiem, że nie sposób mieć idealnie ustrukturyzowanej wiedzy w wielu obszarach. W moim przypadku marketingu i sprzedaży, ponieważ prowadzę rekrutacje dla tych obszarów. Chętnie konfrontuję swoje spojrzenie z ekspertami z tych dziedzin.
- Wystrzegaj się abstrakcyjnych pytań
Zawsze planując wywiad, np. dla specjalisty/kierownika sprzedaży bądź marketingu, zadaję sobie kluczowe pytanie: co zyskam, kiedy zadam kandydatowi to pytanie. Dla przykładu, jeśli zapytasz potencjalnego pracownika o to, co by zrobił, gdyby w swojej lodówce znalazł pingwina, zaobserwujesz lotność jego umysłu i kreatywność. Jednak to pytanie nie powie ci nic o samym kandydacie.
- Dbaj o atmosferę spotkania
Wywiad powinien być rozmową, dyskusją, spotkaniem dwójki ludzi, jak na randce. Każdy ma swój cel. Ty chesz sprawić, by kandydat zakochał się od pierwszego wejrzenia w twojej firmie albo firmie, dla której prowadzisz rekrutację. A kandydat chce byś pokochał go od pierwszego wejrzenia. Scenariusz rozmowy jest pewną wytyczną, ale pamiętaj, by podążać za rozmówcą, w jego tempie.
Testy kompetencyjne to dobra wskazówka
Testów kompetencyjnych dostępnych na rynku jest dużo. Możesz dopasować te, które są dla organizacji najlepsze. Oczywiście jak sam punkt głosi, jest to wyłącznie dobra wskazówka. Musisz pamiętać, że kandydat do wypełnienia testu podchodzi z marszu. Może mieć gorszy dzień, niższą dyspozycję albo za dużo stresu.
Pewne jest to, że testy przeprowadzone w różnych dniach nie będą diametralnie inne, ale mogą się różnić. Każdy z testów opracowany jest w inny sposób, a więc zastosowane algorytmy i klucze odpowiedzi nie będą tożsame dla wszystkich. Może zdarzyć się sytuacja, że dasz kandydatowi do wykonania drugi test i nie uzyskasz zgodności wyników z wcześniejszym wynikiem.
Robiąc testy, konfrontuj je z kandydatem. Testy nie są wyrocznią. Musisz dowiedzieć się, co na temat wyników sądzi druga strona. Mają one uzupełnić pewien obraz, który został zbudowany poprzez wywiad. Pomagają wskazać mocne strony, ale ważne są też obszary do rozwoju, które nie powinny być czynnikiem dyskwalifikującym, chyba że są to cechy niepożądane na konkretnym stanowisku.
Case study jako nowoczesne podejście do rekrutacji
Deklaratywnie kandydat może powiedzieć wszystko. Tworzył strategie, dbał o user experience i user interface, specjalizuje się w cross-sellingu czy up-sellingu. Nieraz się zastanawiam podczas wywiadu nad tym, jak zweryfikować to, czy naprawdę jest tak dobry.
Z pomocą przychodzi case study, które jest tanią metodą uzupełniającą. Wymaga zebrania informacji z działów firm, z jakim problemem się borykają. Następnie dostosowujesz tą trudność do zadania i pytasz kandydata, jak on by sobie z tym wyzwaniem poradził.
Poprawne zidentyfikowanie problemu przez kandydata, a także umiejętność znalezienia rozwiązania i wyciągania wniosków to nie tylko wskazówka, czy wybrałeś dobrego reprezentanta. Dzięki tej metodzie badasz dopasowanie do firmy czy organizacji, weryfikujesz motywacje, system wartości, sposób pracy oraz rozumienie biznesu. Case study nadal jest niedocenianym elementem rekrutacji. Na jego korzyść przemawia niezaprzeczalnie wysoka trafność prognostyczna, standaryzacja oraz niski koszt.
Assessment center – zadania dla komandosów
Na koniec wisienka na torcie rekrutacji, coś co dla każdej osoby rekrutującej jest okazją do wykazania się w kontekście kreatywności i analityki. Ta metoda uznawana jest nadal za najskuteczniejszą. Assessment center jest wieloelementowym, angażującym procesem, który prześwietla kandydata niczym tomograf.
Sam proces przygotowawczy jest długi, wymaga dobrego dopracowania kompetencji i sposobów, które chcesz wykorzystać. Ponadto niezbędny jest obiektywny, kompetentny, wyszkolony zespół sędziów, czyli asesorów. Jasno określony cel to zdecydowany klucz do powodzenia tej metody.
Istnieje kilka zadań, które można zastosować w assessmencie.
- Kosz zadań to nic innego jak symulacja środowiska pracy wraz z cechami charakterystycznymi dla danej firmy. Przekazujesz kandydatowi różne dokumenty i sprawdzasz, jak badany zareaguje na nie i jakie decyzje podejmie. Weryfikujesz tym zadaniem organizację i planowanie pracy, umiejętność delegowania zadań czy zaangażowanie w wykonywanie obowiązków służbowych.
- Dyskusja grupowa bez lidera formalnego to wspólne opracowanie rozwiązania problemu. Sprawdzasz tym zadaniem umiejętności interpersonalne, komunikację oraz umiejętności kierownicze.
- Prezentacja formalna to indywidualne zmierzenie się z problemami i opracowanie rozwiązania. Możesz sprawdzić tą metodą inicjatywę dotyczącą sytuacji problemowych oraz radzenie sobie ze stresem.
- Zadanie indywidualne to samodzielne studium przypadku i stworzenie konkretnego dokumentu. Pozwala zweryfikować zdolność podejmowania ryzyka, a także myślenie strategiczne.
- Zadania grupowe podobnie jak studium przypadku, mają za cel określić problem, znaleźć rozwiązanie i je zastosować. Sprawdzasz umiejętności wywierania wpływu, współpracę zespołową i przywództwo.
Assessment Center pozwoli ci zweryfikować wszystkie kompetencje pracowników, jakich wymagasz od kandydata. Jest metodą, która szczegółowo opracowana może trwać nawet cały dzień. Interpretacja wyników jest zderzeniem spojrzenia kilku osób, dzięki temu eliminujesz ryzyko błędu.
Podsumowując
Jak pewnie widzisz, i co podkreślałam już wcześniej, nie ma jednej skutecznej metody sprawdzania kompetencji. Idealnym rozwiązaniem jest łączenie różnych metod, w zależności od tego, czego potrzebujesz. Niezbędny zawsze jest wywiad behawioralny, który pozwala określić z kim i o czym będziesz dalej rozmawiać. Inne metody to już indywidualny dobór zależny od tego, co potrzebujesz zweryfikować.
Chciałabym podkreślić jeszcze jedną istotną kwestię, o której warto pamiętać. Specjalista HR, rekrutacji jest zazwyczaj osobą bardzo zaangażowaną w różne projekty. Nie ma możliwości być ekspertem od wszystkiego, dlatego rozwiązaniem może być zlecenie rekrutacji na zewnątrz, do osób i firm, które wyspecjalizowały się w konkretnych obszarach. Tam, gdzie HR spotyka się z konkretnym biznesem, tworzy się bardzo duża siła, która pozwala wydobyć kompetencje pracowników – te kluczowe, wspólne, menedżerskie oraz specjalistyczne.