029 Standard targowy dla zespołu sprzedaży B2B

W dzisiejszym odcinku chciałbym poruszyć temat, który na pierwszy rzut oka może wydawać się oczywisty, ale praktyka pokazuje, że tak nie jest. Opowiem o tym, jak wygrać targi i podzielę się sprawdzonymi praktykami, które mogą pomóc w osiągnięciu sukcesu. Na podstawie naszych doświadczeń, zdobytych zarówno podczas współpracy z klientami, jak i na bazie obserwacji innych firm w Polsce, Europie i na świecie, stworzyliśmy zestaw zasad, które mogą pełnić rolę swoistego przewodnika. Kluczowym celem jest, aby targi przynosiły rzeczywiste zyski, generowały nowych klientów i były skuteczne zarówno organizacyjnie, jak i biznesowo.

Jakie są dwa podejścia do targów?

Aktywny i pasywny udział

Warto rozróżnić dwa sposoby uczestnictwa w targach – aktywny i pasywny. W przypadku aktywnego udziału budujemy własne stoisko, przyciągamy klientów i jesteśmy zaangażowani w prezentację naszych produktów lub usług. Z kolei udział pasywny to sytuacja, w której firma nie ma swojego stoiska, ale uczestniczy w targach, aby np. obserwować konkurencję, zbierać informacje o rynku, nawiązywać kontakty lub uczestniczyć w branżowych konferencjach i spotkaniach.

Niezależnie od wybranego podejścia, ważne jest, aby maksymalnie wykorzystać możliwości, jakie daje taka forma promocji. Choć można usłyszeć głosy, że targi to już przeszłość i nie dają takich efektów jak kiedyś, warto zadać sobie pytanie: czy decydując się na udział, nie lepiej wycisnąć z tej okazji jak najwięcej?

Planowanie udziału w targach

Długofalowe planowanie

Kluczowym krokiem w organizacji targów jest przygotowanie długofalowego planu. Najlepiej przygotować roczny harmonogram wydarzeń, w których chcemy uczestniczyć. Ważne jest, aby zastanowić się, po co chcemy brać udział w tych wydarzeniach oraz w jakiej formie – czy bardziej pasywnie, czy aktywnie. W przypadku aktywnego udziału czeka nas więcej pracy, jak np. zarządzanie stoiskiem, materiałami promocyjnymi, personelem i logistyką, co wymaga odpowiedniego przygotowania.

Wyznaczanie Project Managera

Każde wydarzenie powinno mieć swojego Project Managera odpowiedzialnego za organizację udziału firmy w targach. Jego rolą jest koordynacja wszystkich działań związanych z przygotowaniem stoiska, materiałów, logistyki oraz delegowanie zadań między członków zespołu. Zbyt często zdarza się, że handlowcy, zamiast skupić się na swoich codziennych obowiązkach, muszą nagle zajmować się organizacją prezentów dla klientów czy przygotowywaniem materiałów. Taka sytuacja powoduje frustrację po obu stronach – zarówno u handlowców, jak i zarządów, które oczekują perfekcyjnego przygotowania.

Strategia targowa

Podstawą przygotowań jest stworzenie strategii targowej, która wspiera realizację celów biznesowych firmy. Udział w targach nie powinien być oderwany od całościowej strategii, a jedynie jej częścią. Kluczowym pytaniem, które warto sobie zadać, jest: po co chcemy być na targach? Czy naszym celem jest budowanie świadomości marki, nawiązanie kontaktów biznesowych, czy prezentacja konkretnych produktów? Odpowiedź na to pytanie pomoże nam określić, jakie działania podjąć i jakie środki zainwestować.

Logistyka i organizacja przed targami

Planowanie wydarzeń towarzyszących

Targi to nie tylko samo stoisko i obecność na wydarzeniu. Warto zwrócić uwagę na wydarzenia towarzyszące, takie jak spotkania branżowe, konferencje czy spotkania organizacji zawodowych. Często najważniejsze decyzje biznesowe zapadają właśnie na takich spotkaniach, a nie bezpośrednio na stoiskach. Dlatego istotne jest, aby wcześniej zrobić dokładny research i zaplanować, w jakich wydarzeniach dodatkowych warto uczestniczyć.

Odprawy przed targami

Przed samymi targami warto również regularnie organizować odprawy zespołu targowego, które pozwolą na bieżąco monitorować postępy przygotowań. Około miesiąc przed wydarzeniem warto zorganizować spotkanie, na którym omówione zostaną wszystkie kluczowe aspekty, takie jak produkcja materiałów, logistyka dostarczenia towarów, wygląd stoiska czy planowanie spotkań z klientami.

Odpowiednie zaplanowanie przestrzeni

Ważnym elementem przygotowań jest zaplanowanie odpowiedniej przestrzeni na stoisku. Jeżeli na targach mają odbywać się kluczowe spotkania biznesowe, warto zadbać o to, aby mieć do dyspozycji miejsce VIP-owskie, gdzie można przeprowadzić takie rozmowy w odpowiednich warunkach. Jeżeli stoisko nie oferuje odpowiedniej przestrzeni, warto wynająć dodatkowe pomieszczenie lub VIP-room, gdzie będzie można spotkać się z najważniejszymi klientami czy partnerami biznesowymi.

Zarządzanie ruchem na stoisku

Ruch przychodzący i umawiane spotkania

Na stoisku zawsze pojawiają się dwa rodzaje ruchu – przychodzący, czyli osoby, które spontanicznie odwiedzają stoisko, oraz wcześniej umówione spotkania. Aby wszystko funkcjonowało sprawnie, warto zaplanować sloty czasowe na poszczególne spotkania i przypisać odpowiednie osoby do przyjmowania klientów. Ważne jest również, aby w każdej chwili na stoisku znajdowała się osoba, która będzie mogła powitać odwiedzających – taki „konsjerż stoiskowy” to kluczowa rola w organizacji.

W przypadku dużego ruchu warto przemyśleć, czy bardziej skupić się na wcześniej zaplanowanych spotkaniach, czy też pozwolić na większy ruch spontaniczny. Obie opcje mają swoje zalety, ale kluczowe jest zrozumienie, jaką strategię chcemy zastosować w danym przypadku.

Booting targowy

Skuteczną strategią może być również tzw. booting targowy. Polega to na aktywnym odwiedzaniu stoisk innych wystawców w celu nawiązania nowych kontaktów biznesowych. Z naszych doświadczeń wynika, że często to właśnie te spontaniczne wizyty generują najwięcej wartościowych leadów. Nawiązywanie relacji z innymi firmami podczas ich prezentacji może przynieść niespodziewane efekty, które przekładają się na realne korzyści po targach.

Niestandardowe atrakcje

Jeśli firma zdecyduje się na generowanie większego ruchu na stoisku, warto zainwestować w niestandardowe rozwiązania, które przyciągną uwagę uczestników. Przykładem może być robot kelner, który serwuje odwiedzającym smakołyki, lub inne interaktywne elementy, które wyróżnią stoisko na tle konkurencji. Takie innowacyjne podejścia pomagają zbudować zainteresowanie i zwiększyć liczbę odwiedzających.

Działania po targach

Lejek targowy i karta klienta

Po zakończeniu targów kluczowe jest odpowiednie zarządzanie leadami. Wszystkie kontakty zebrane podczas targów warto wprowadzić do CRM-a i stworzyć osobny lejek targowy, który będzie składał się z kilku etapów: nawiązanie kontaktu, wypełnienie karty klienta, wysłanie podsumowania spotkania oraz dalsza komunikacja. Ważne jest, aby zbierać konkretne informacje o każdym potencjalnym kliencie, co pomoże w dalszej pracy nad rozwijaniem relacji biznesowych.

Wysyłanie business review

Zalecamy, aby business review – czyli podsumowanie rozmowy – wysyłać tego samego dnia, kiedy spotkanie miało miejsce. Pozwoli to na pozostanie w pamięci klientów i wzmocni pozytywne wrażenie. Wysyłanie takich podsumowań po zakończeniu całego dnia targowego, np. wieczorem, jest świetnym sposobem na zakończenie dnia pracy. Warto również wprowadzić praktykę wspólnego pisania business review przez cały zespół – taka współpraca buduje team spirit i zapewnia spójność działań.

Monitorowanie leadów po targach

Po zakończeniu targów niezwykle ważne jest regularne monitorowanie statusu leadów. Warto wprowadzić rutynę codziennych odpraw, na których omawiane będą postępy w pracy z kontaktami zdobytymi na targach. Należy nadać priorytety leadom najbardziej rokującym i konsekwentnie pracować nad ich rozwijaniem. Taka systematyczność pozwala maksymalnie wykorzystać możliwości biznesowe wynikające z udziału w wydarzeniu.

Podsumowanie

Udział w targach to skomplikowany proces, który wymaga dokładnego planowania, dobrej organizacji i odpowiedniego zarządzania zasobami. Aby targi przyniosły realne korzyści, konieczne jest zaplanowanie każdego etapu – od przygotowań przed wydarzeniem, przez zarządzanie podczas trwania targów, aż po skuteczną realizację działań po zakończeniu wydarzenia.

Mam nadzieję, że znalazłeś/aś w tym odcinku choćby jedną rzecz, którą wykorzystasz przy planowaniu swojego udziału w kolejnych targach lub wydarzeniu. Jeśli chcesz, mogę udostępnić pełny dokument „Jak wygrać targi” – zapraszam do kontaktu!