Proces rekrutacji pracownika - jak się przygotować?

Jak przygotować się do zatrudnienia pracownika?

Rekrutacja to nieodłączne zadanie managera. Przekonałam się o tym wiele lat temu, kiedy po raz pierwszy musiałam zbudować swój zespół. Początki nie były łatwe.

Brak wiedzy o tym, jak zatrudniać. Brak kompetencji w weryfikowaniu oczekiwanych kompetencji. Brak czasu na rozmowy i spotkania z kandydatami. Do tego presja czasu – bo nowy pracownik potrzebny na wczoraj, na już. Brzmi znajomo? Powiedzmy sobie szczerze – to nie są komfortowe warunki do podejmowania ważnej decyzji. A zatrudnienie pracownika taką niewątpliwie jest. 

Od tego czasu nauczyłam się, że rekrutacja to proces, który można zaprojektować i do którego można się przygotować. Nie ważne, czy rekrutujemy samodzielnie, ze wsparciem działu HR czy agencji rekrutacyjnej.

Rekrutacje, które prowadzę dla klientów w 321 GROW, pokazują, że przygotowanie „hiring managera” do rekrutowania potrafi zaważyć o całym procesie. Zdecydowałam się podzielić szerzej dobrymi praktykami, jak przygotować się do zatrudnienia z perspektywy kierownika zespołu, by sprawnie przejść przez cały proces rekrutacji pracownika.

Proces rekrutacji pracownika… czas start

Decyzja o zatrudnieniu padła. Trzeba znaleźć właściwą osobę do zespołu. Bo dalej bez dodatkowego wsparcia nie da rady. Czas ruszyć z rekrutacją. I co teraz?

Najczęściej dzieją się trzy scenariusze:

  1. Manager sam bierze się za znalezienie nowego pracownikam
  2. Manager zleca rekrutację działowi HR.
  3. Manager szuka agencji rekrutacyjnej, której zleca znalezienie właściwej osoby.

Bez względu na wariant działania manager rekrutujący powinien zrobić trzy rzeczy. Inaczej każdy scenariusz skazany jest na porażkę. 

Ustal profil kandydata 

Nie ważne, czy rekrutujesz sam, z agencją rekrutacyjną czy zespołem HR – to Ty musisz dobrze wiedzieć, kogo szukasz. Nie wystarczy mglisty obraz „mniej więcej”. Nie wystarczy użyć starego ogłoszenia na podobne stanowisko. W żadnym razie nie kopiuj ogłoszeń innych! Zamiast tego spisz:

  • co ta osoba ma robić – jakie czynności i zachowania ma podejmować,
  • jaka będzie jej rola w zespole i organizacji,
  • jakie umiejętności ma posiadać.

Odpowiedz sobie też na pytanie, z kim chcesz pracować, a z kim nie wyobrażasz sobie współpracy.

Ustal kryteria wyboru

Dość często spotykam się z sytuacją, kiedy managerowie oceniają kandydatów bardzo subiektywnie – na podstawie pierwszego wrażenia, po estetyce CV lub… zdjęcia. Możesz się przed tym zabezpieczyć. Przygotuj arkusz oceny. Spisz 4-5 kryteriów wyboru. Oceniaj każdego kandydata według ustalonych kryteriów np. w skali punktowej 1-5. To ułatwi nie tylko porównanie kandydatów, ale też wybór osoby, która najbardziej spełnia oczekiwania na dane stanowisko.

Przygotuj zadanie

Wywiad behawioralny to często za mało, żeby ocenić kompetencje przyszłego pracownika. Oczywiście istnieje wiele profesjonalnych narzędzi, które można wykorzystać w procesie rekrutacji. Jednak najprostsze, które możesz wykorzystać to po prostu zadanie. Opracuj treść zadania lub business case. Poproś wyselekcjonowanych kandydatów z tzw. short-listy o rozwiązanie zadania. Dostaniesz próbkę ich możliwości, ale przede wszystkim ułatwi ci to zweryfikowanie sposobu ich myślenia i działania.

Jak skrócić proces rekrutacji i zatrudnienia pracownika?

Czas w rekrutacji jest na wagę złota. Wie to każdy rekrutujący manager, który choć raz usłyszał: „przyjąłem już ofertę innej firmy”. Słowo klucz: już. Słowo, które wskazuje, że ktoś był szybszy od nas, a kandydat dostrzegł w jego ofercie wystarczającą wartość dla siebie. 

Poniżej znajdziesz wskazówki, co tzw. hiring manager może zrobić, żeby skrócić proces zrekrutowania i zatrudnienia pracownika. 

Zarezerwuj sobie czas

Dobrzy kandydaci błyskawicznie znajdują zatrudnienie. Dlatego zadbaj o to, żeby maksymalnie skrócić proces rekrutacji. Twój czas reakcji jest na wagę złota. Liczy się czas, w jakim zrobisz selekcję CV, umówisz spotkanie, złożysz ofertę. Nie zrobisz tego szybko i dobrze, jeśli będziesz rekrutować „przy okazji”. Ustaw „bloki czasowe” w kalendarzu np. na najbliższe 2-4 tygodnie, które przeznaczysz na czynności związane z procesem rekrutacji.

Zweryfikuj budżet

Bez określenia widełek oferowanego wynagrodzenia i potwierdzenia ich dla możliwych form zatrudnienia i współpracy (UoP, B2B, …) z dyrektorem finansowym/kadrami nie przystępuj do oceny kandydatów i nie zapraszaj ich do procesu. Jeśli możesz ujawnić oferowane wynagrodzenie w ogłoszeniu o pracę, zrób to – zgłosi się mniej osób o znacząco odbiegających oczekiwaniach finansowych, ty nie będziesz tracić czasu na rozważanie ich aplikacji.

Przygotuj odpowiedzi na FAQ

Są informacje, o które kandydaci lubią pytać.

  • Ile osób pracuje w firmie?
  • Czy jest miejsce parkingowe?
  • Jakie benefity oferuje firma?
  • W jakich godzinach jest praca?
  • Kto będzie bezpośrednim przełożonym?
  • Czy jest możliwa praca zdalna?

Zamiast za każdym razem głowić się, co odpowiedzieć, możesz wiele z tych pytań przewidzieć i przygotować na nie odpowiedzi. Ba, niektóre informacje możesz zawrzeć już w ogłoszeniu! Spisz pytania i odpowiedzi – pomoże ci to usystematyzować informacje i zachować spójność.

Ustal proces rekrutacji

Kandydat chce wiedzieć, jak wygląda proces rekrutacji, z ilu etapów się składa, kogo spotka podczas rozmów, ile czasu potrwa. Wypisz działania, które planujesz podjąć w ramach pozyskania aplikacji, zweryfikowania kompetencji kandydatów oraz finalnego wyboru kandydatury. Ułóż te działania w kolejności – będzie to dla ciebie instrukcja, która poprowadzi Cię za rękę i pomoże sprawnie przejść przez rekrutację. Tobie ułatwi podjęcie decyzji, a kandydatom da pogląd, czego i w jakim czasie mogą spodziewać się w ramach aplikacji do twojej firmy. Krótko mówiąc – przy okazji zadbasz też o candidate experience. 

Zaplanuj kanały dotarcia

Napisanie ogłoszenia i opublikowanie go w popularnych serwisach z ogłoszeniami o pracę często nie jest wystarczające, aby dotrzeć do kandydatów spełniających nasze oczekiwania. Ten sposób pozyskiwania aplikacji może też – wręcz pozorom – wydłużyć proces poszukiwań, bo po publikacji samo czekanie na aplikacje niczego nie zmienia. Zanim rozpoczniesz aktywne poszukiwanie kandydatów, spisz wszystkie możliwe kanały i sposoby dotarcia do pożądanych kandydatów. To mogą być branżowe portale, które oferują publikacje ofert pracy, portale biznesowe jak Linkedin czy własna sieć znajomych, których możesz zapytać o polecenie osoby odpowiadającej profilowi poszukiwanego pracownika. 

Przygotuj plan wdrożenia 

Zdarzają się sytuacje, kiedy decyzja o zatrudnieniu zapada – kandydat przyjmuje ofertę i deklaruje dostępność od zaraz. Tymczasem manager – mimo że poszukuje pracownika na już – odwleka czas zatrudnienia, bo… potrzebuje czasu na przygotowanie wdrożenia go w obowiązki pracy. Dlatego aby uniknąć opóźnień w przyjęciu nowego pracownika, jeszcze przed rozpoczęciem rekrutacji, spisz – chociaż hasłowo – jak będą wyglądać jego pierwsze dni pracy

Zrób listę: 

  • do czego nowy pracownik powinien mieć dostępy, 
  • jakie materiały powinien przestudiować, 
  • z jakimi dokumentami powinien się zapoznać,
  • jaki sprzęt powinien dostać do wykonywania pracy,
  • z kim powinien się spotkać i porozmawiać na początku.

Na końcu będziesz mieć instrukcję obsługi dla nowego pracownika, ale też dla siebie – co przygotować i zapewnić, aby zabezpieczyć sprawny start pracy nowo zatrudnionej osobie.

Nie daj się zaskoczyć i nie zaskakuj innych

Do wcześniejszych dobrych praktyk organizowania procesu rekrutacji, warto dołożyć działania:

Uprzedź zespół o rekrutacji

Planujesz powiększyć zespół? Świetnie! Tylko nie zapomnij o tym poinformować obecnych pracowników. Zrób to zanim puścisz informację w świat. Ba! idealnie, jeśli skonsultujesz takie plany z zespołem. Nie zaskakuj – wytłumacz, kogo i dlaczego chcesz zatrudnić oraz jaką będzie pełnić rolę w zespole.

Przygotuj draft umowy

Może zdarzyć się tak, że jeśli zastosujesz wskazówki, którymi podzieliłam się w trzech poprzednich postach z serii na temat rekrutacji przez managera, rekrutacja przebiegnie zaskakująco sprawnie. Złożysz ofertę wybranemu kandydatowi, a on(a) bez zbędnej zwłoki ją przyjmie. I co wtedy? I wtedy nie daj się zaskoczyć 🙂 Nie pozwól, żeby ta osoba czekała na dopełnienie formalności tygodniami. Bo nie ma wzoru umowy. Bo prawnik na urlopie. Bo nie ma komu podpisać dokumentów. Zaplanuj, jakie formalności czekają Cię po złożeniu oferty i zadbaj, żeby dział HR, administracji, czy ktokolwiek, kto zajmuje się tym w twojej organizacji, je przygotował. Pamiętaj też, żeby wysłać draft umowy i dać czas na zapoznanie się z jej zapisami nowemu pracownikowi – nikt nie lubi podpisywać ważnych umów pod presją czasu i bez namysłu. Zadbaj o dobre doświadczenia również na finiszu zatrudnienia. 

Podziel się swoimi dobrymi praktykami

Dziel się swoim doświadczeniem z managerami, którzy rekrutują pracowników do swojego zespołu. Co robisz przed zatrudnieniem? Jak się przygotowujesz do rekrutacji? 

Podsumowanie

Aby sprawnie przechodzić przez każdy proces rekrutacji, bardzo ważne jest przygotowanie. Wykorzystaj wskazówki, które opisałam. Możesz do nich wracać w każdym momencie. I doskonalić swoje procesy rekrutacji. Powodzenia!

Udostępnij:

Jeśli tematy o których piszemy są dla Ciebie interesujące, dołącz do naszej listy mailingowej.

Mogą Cię zainteresować: