Od wielu lat szkolimy rekruterów i menedżerów z prowadzenia rekrutacji opartych
na kompetencjach. Na szkoleniach wszyscy zgadzają się co do jednego – profesjonalny proces powinien rozpoczynać się od zbudowania modelu kompetencyjnego, a następnie konsekwentnie wykorzystywać go na każdym etapie: od ogłoszenia o pracę, przez wywiad, aż po ocenę kandydatów. Problem polega na tym, że w codziennej praktyce niewiele organizacji realizuje ten model krok po kroku. Nie dlatego, że nie wierzy w jego skuteczność, a dlatego, że wciąż brakuje nam czasu.
Kiedy menedżer potrzebuje nowego pracownika „na wczoraj”, przygotowanie modelu kompetencyjnego, wskaźników behawioralnych, scenariusza wywiadu, zadań rekrutacyjnych i arkuszy oceny często traci na znaczeniu. Proces zostaje uproszczony. Pojawia się szybkie ogłoszenie, analiza CV, rozmowa oparta na intuicji i decyzja podejmowana na podstawie ogólnego wrażenia.
Paradoks polega na tym, że organizacje rezygnują właśnie z tych elementów, które
w największym stopniu zwiększają trafność decyzji rekrutacyjnych. I właśnie dlatego uważam, że największa rewolucja związana z AI nie dotyczy automatyzacji rekrutacji. Dotyczy ona możliwości powrotu do profesjonalnej metodologii.
Rekrutacja oparta na kompetencjach przestaje być luksusem
Jeszcze rok, czy dwa lata temu przygotowanie pełnego procesu rekrutacyjnego wymagało wielu godzin pracy specjalisty HR. Najpierw należało dobrze zrozumieć stanowisko
i potrzeby biznesowe. Następnie opracować model kompetencyjny opisujący zachowania prowadzące do sukcesu w danej roli. Dopiero na tej podstawie powstawały pytania do wywiadu, zadania rekrutacyjne oraz kryteria oceny.
W praktyce oznaczało to, że taki poziom przygotowania stosowano głównie przy rekrutacjach menedżerskich lub stanowiskach o dużym znaczeniu dla organizacji. Dziś sztuczna inteligencja radykalnie zmienia ekonomię tego procesu – nie dlatego, że sama tworzy model kompetencyjny, a dlatego, że pozwala ekspertowi HR przygotować jego pierwszą, bardzo dobrą wersję w ciągu kilkunastu minut. Warunkiem jest jednak dostarczenie AI odpowiedniego kontekstu – informacji o strategii organizacji, modelu biznesowym, kulturze pracy, specyfice stanowiska oraz oczekiwanych rezultatach (w tym zakresie pozycja HR jest całkowicie niezagrożona).
AI nie projektuje pojedynczych dokumentów, a pomaga usprawnić cały proces
AI nie eliminuje potrzeby pracy eksperta, a najbardziej czasochłonny etap rozpoczynania pracy od zera. Największy potencjał sztucznej inteligencji ujawnia się wtedy, gdy przestajemy wykorzystywać ją do tworzenia pojedynczych materiałów, a zaczynamy traktować jako wsparcie w budowaniu kompleksowej rekrutacji – łańcucha działań,
w którym każdy element wynika z poprzedniego. To fundamentalna zmiana.
Proces rozpoczyna się od analizy stanowiska i zdefiniowania kompetencji. To one określają, jakie doświadczenia i zachowania będą świadczyły o skuteczności przyszłego pracownika. Na tej podstawie powstaje ogłoszenie o pracę, które przyciąga właściwych kandydatów. Następnie przygotowywany jest scenariusz wywiadu behawioralnego lub sytuacyjnego, pozwalający zebrać dowody na posiadanie wymaganych kompetencji. Jeżeli proces obejmuje zadania rekrutacyjne, również one powinny odnosić się do tych samych kryteriów. Ostateczna rekomendacja dla menedżera nie wynika z intuicji, lecz
z porównania zaobserwowanych zachowań z wcześniej zdefiniowanym modelem kompetencyjnym.
To właśnie w tym miejscu AI wnosi największą wartość. Może pomóc zachować spójność całego procesu. Jeżeli punktem wyjścia jest dobrze opracowany model kompetencyjny, sztuczna inteligencja potrafi przygotować propozycję wszystkich kolejnych elementów procesu, zachowując ich logiczne powiązanie. Nie tworzymy więc kilku niezależnych dokumentów, a projektujemy jeden spójny system podejmowania decyzji, w którym największą zmianą nie jest szybkość, a jakość.
AI to nie oszczędność czasu, a wyższa jakość procesu
W dyskusjach o AI bardzo często mówi się o oszczędności czasu. To prawda, ale jest to jedynie konsekwencja czegoś znacznie ważniejszego. Do tej pory wiele organizacji rezygnowało z profesjonalnych narzędzi oceny kompetencji, ponieważ ich przygotowanie było zbyt kosztowne i czasochłonne. AI sprawia, że ten argument przestaje mieć znaczenie. Jeżeli przygotowanie modelu kompetencyjnego, scenariusza wywiadu, business case’u oraz arkuszy oceny zajmuje 2-3 godziny zamiast kilku dni, organizacja może stosować profesjonalną metodologię znacznie częściej – również w rekrutacjach specjalistycznych czy masowych. To oznacza większą standaryzację procesu, bardziej obiektywne decyzje i łatwiejszą współpracę pomiędzy HR a menedżerami. W praktyce AI nie tyle przyspiesza rekrutację, ile podnosi jej standard.
Gdzie naprawdę pojawia się ROI? Zwrot z inwestycji w AI najczęściej próbuje się mierzyć liczbą godzin zaoszczędzonych przez rekruterów. Wydaje się, że to dobry początek, ale nie oddaje pełnego obrazu. Wyobraźmy sobie organizację prowadzącą około stu rekrutacji rocznie. Jeżeli przygotowanie kompletnego procesu – od analizy stanowiska
do przygotowania wszystkich materiałów – zajmuje średnio osiem godzin, a dzięki AI skraca się do trzech, firma odzyskuje około pięciuset godzin pracy specjalisty HR. To ponad trzy miesiące pracy jednego etatu. Jednak prawdziwa wartość nie polega na tym, że rekruter pracuje mniej, a na tym, że odzyskany czas może przeznaczyć na działania, których technologia nie zastąpi: rozmowy z kandydatami, konsultacje z menedżerami, budowanie relacji z kandydatami pasywnymi, analizę potrzeb biznesowych czy rozwijanie candidate experience.
Jeszcze ważniejszy jest jednak drugi wymiar ROI – jakość decyzji rekrutacyjnych. Jeżeli dzięki AI organizacja przestaje pomijać etap definiowania kompetencji, przygotowuje ustrukturyzowane wywiady i ocenia kandydatów według jednolitych kryteriów, maleje ryzyko kosztownych pomyłek rekrutacyjnych. A koszt nietrafionego zatrudnienia – obejmujący czas wdrożenia, utraconą produktywność, ponowną rekrutację czy wpływ na zespół – jest zwykle wielokrotnie wyższy niż koszt wdrożenia narzędzi AI. To właśnie tutaj kryje się największy zwrot z inwestycji.
AI nie zastępuje eksperta – podnosi poziom jego pracy
Wiele osób pyta, czy AI zastąpi rekruterów. Moim zdaniem to niewłaściwe pytanie. Znacznie ważniejsze jest to, czy dzięki AI rekruterzy będą mogli wrócić do stosowania metod, które od lat uznajemy za najbardziej trafne, ale z których zbyt często rezygnowaliśmy z powodów organizacyjnych. Sztuczna inteligencja nie oceni potencjału człowieka, nie zbuduje relacji z kandydatem i nie podejmie odpowiedzialności za decyzję o zatrudnieniu. Może jednak przygotować solidne fundamenty całego procesu – a im lepiej zaprojektowany proces, tym większa szansa na dobrą decyzję. Dlatego nie postrzegam AI jako narzędzia, które ma zastąpić rekrutera. Postrzegam je jako technologię, która pozwala rekruterowi wykonywać swoją pracę zgodnie z najlepszymi standardami rekrutacji opartej na kompetencjach – szybciej, bardziej konsekwentnie
i z jakością, na którą wcześniej często brakowało czasu.
Aneta Cibik-Matujewicz
HR Consultant, Coach
³ Project Managerka, coach, wykładowczyni, a przede wszystkim doświadczona HR Managerka z wieloletnim stażem w zakresie projektowania i wdrażania rozwiązań HR dla sieci sprzedaży. Od zawsze blisko współpracuje z biznesem. Przez lata ściśle związana z branżą finansową, obecnie realizuje projekty rozwojowe dla średnich i dużych organizacji reprezentujących różne sektory. Pracuje w językach polskim, angielskim i rosyjskim.
² W 321 GROW odpowiada za projekty diagnozy i rozwoju kompetencji managerskich oraz sprzedażowych.
¹ Specjalizacje: audyt kompetencji managerskich, executive development centre, diagnoza i zarządzanie talentami, budowanie indywidualnych planów rozwoju i ścieżek sukcesji, tworzenie modeli kompetencyjnych.
Często zadawane pytania (FAQ)
Nie. AI może przejąć wiele czasochłonnych zadań związanych z przygotowaniem procesu rekrutacji, ale nie zastąpi oceny człowieka, budowania relacji z kandydatami ani odpowiedzialności za decyzję o zatrudnieniu.
AI najlepiej sprawdza się jako wsparcie przy tworzeniu modeli kompetencyjnych, pytań do wywiadów, zadań rekrutacyjnych, arkuszy oceny oraz ogłoszeń o pracę, zachowując spójność całego procesu.
AI może pomóc przygotować analizę stanowiska, model kompetencyjny, ogłoszenie o pracę, scenariusz wywiadu, zadania rekrutacyjne, kryteria oceny kandydatów oraz rekomendacje dla menedżera.
AI może przygotować bardzo dobrą pierwszą wersję modelu kompetencyjnego, ale jego jakość zależy od informacji przekazanych przez ekspertów HR i menedżerów oraz wymaga ich weryfikacji.
Największe korzyści to wyższa jakość procesu, większa spójność wszystkich etapów rekrutacji, standaryzacja oceny kandydatów, oszczędność czasu oraz ograniczenie ryzyka błędnych decyzji.
Tak. Zadania, które wcześniej zajmowały wiele godzin lub nawet kilka dni, mogą zostać przygotowane w ciągu kilkudziesięciu minut lub kilku godzin, pozostawiając więcej czasu na pracę z ludźmi.
ROI nie powinno być mierzone wyłącznie liczbą zaoszczędzonych godzin. Równie ważne są poprawa jakości decyzji rekrutacyjnych, ograniczenie kosztów błędnych zatrudnień oraz większa efektywność pracy działu HR.
Niezbędne są informacje o stanowisku, celach biznesowych, kulturze organizacyjnej, strategii firmy, oczekiwanych rezultatach pracy oraz kompetencjach niezbędnych do osiągnięcia sukcesu.
Tak, pod warunkiem że jest wykorzystywana do budowy ustrukturyzowanego procesu opartego na kompetencjach. AI pomaga zachować spójne kryteria oceny, ale ostateczna decyzja nadal należy do człow
Najlepiej rozpocząć od stworzenia standardu rekrutacji opartej na kompetencjach, a następnie wykorzystać AI do przygotowywania wszystkich materiałów wynikających z tego standardu. Dzięki temu sztuczna inteligencja wspiera cały proces, zamiast generować pojedyncze dokumenty.
